Knowhow Kilta blogi

Tallentaisinko etäpalaverin?

On meillä sitten välineenä Skype for Business, Adobe Connect, Go To Meeting tai joku muu, niin käytettävissä on myös tallennustoiminto. Mitä tallentamisessa pitää huomioida ja mitä oikeastaan kannattaa ajatella asiasta ennen kuin aloittaa tallentamisen?

SfB_Miksi_tallentaisin-300x140.png

Etäpalaverit yleistyvät kaiken aikaa ja kokemukset ovat enimmäkseen positiivisia.

Kun matkustamiseen ei tarvitse käyttää aikaa, myös kynnys palaverin järjestämiseen on pienempi. Toisaalta, kun jokainen osallistuja on omalla koneellaan, asian käsittely voi olla tehokkaampaa – varsinkin kun tarkoitus ja työskentelytapa on kutsussa alustettu riittävästi.

Etänä on helppo pitää oikeanpituisia palavereja. Oikeasta ajasta ei aina voi puhua, koska kalenterit ovat täyteen buukattuja, mutta toisaalta, jos etäpalaveriin voi osallistua vaikka puhelimella, voi se onnistua samalla, kun jotkut osallistujat autoilevat tai junailevat paikkakunnalta toiselle.

Tässäkin asiassa kannattaa aloittaa peruskysymyksestä ”miksi tekisin niin” ja otetaan ensin harvinaisempi vastaus:

Palaverista halutaan hyvät muistiinpanot

Tiedetään jo etukäteen, että muistiinpanoihin halutaan kaikki hyvät esille tulevat ideat, joten kun ne on tallennettu, ne voidaan sieltä kirjata tarkemmin myöhempää hyödyntämistä varten.

Tavallisin syy on kuitenkin tämä:

Kun joku ei pääse osallistumaan palaveriin, se voidaan tallentaa, ja silloin se palaveri on kuunneltavissa ja katseltavissa jälkikäteen

Tätä ideaa kokemuksen mukaan kannattaa harkita muutaman sekunnin ajan.

  • Jos palavereilla on taipumusta olla tylsiä, etäpalavereilla puuduttavuus voi olla kolminkertainen, ja tallenne tylsästä etäpalaverista olla noin seitsemän kertaa niin puuduttava seurattava kuin paikalla osallistuen.Ei siis ole mielekästä ehdottaa tai velvoittaa työkavereita katsomaan tunnin videota, jotta he voisivat saada selville muutaman ajatuksen, ne voi kirjoittaa sieltä ulos tekstinä tai sitten voi sanoa, että ”katso siitä se 20-25 minuutin kohta, siinä on se ydin”.
    Samoin, jos käytettävissä on minkäänlaista ohjelmaa videon muokkaamiseen, tallenteesta kannattaa leikata katseltavaksi vain ne olennaiset kohdat – ja ainakin pois ne alun äänitekniikan toimivuuden tarkistuspuheet.
  • Videot ovat tiedostoina isoja. Niinpä pitää miettiä, miten se videotiedosto saadaan muille katseltavaksi.Peukalosääntönä tiedoston koosta voi ajatella, että minuutin tallenne on 1-2 megatavua tiedoston koossa, joten tunnin tallenne voi olla 100 megatavua, jollaista ei onneksi edes voi laittaa sähköpostin liitteeksi. SfB_Tallenne_koko_ja_kesto.pngPilvipalvelut ovat tietenkin käteviä näissä tapauksissa, niissä on jopa ”videopalveluja”, jotka mahdollistavat videotiedostojen helpon jakamisen, katselun, linkkien lähettämisen ja muille sivustoille upottamisenkin. Lisäksi pilvipalvelu voi mahdollistaa, että näemme videotallenteen myös mobiililaitteellamme, aivan kuten voimme katsella kissavideoita Youtubesta.

Miten tallentainen toimii?

Eri ohjelmissa tallentaminen tapahtuu teknisesti eri tavalla: esimerkiksi Skype for Businessissa tallenne jää tallentajan koneelle, kun taas Adobe Connectissa tallenne syntyy palvelimelle eli pilveen.

Käytännössä kuitenkin näissä eri ohjelmissa on hyvin samanlaiset ideat:

  • Tallentamisoikeus on vain joillakin osallistujilla – esimerkiksi Skype for Businessissä täytyy olla Esittäjä eli Presenter, mutta Adobe Connectissa pitää olla Host-oikeudet.
  • Tallentamiseen oikeutettu käyttää komentoa Tallenna (Record). Tästä menee ilmoitus kaikille osallistujille, mutta on hyvä idea sanoa pienenkin kokouksen tai suuren webinaarin alussa, että ”tämä tallennetaan” ja mihin tarkoitukseen.
  • Sen jälkeen kaikki – äänet, videokuvat, esitetyt asiat, pikaviestit jne. – tallentuvat ja ovat saatavilla lopulta yhdessä videotiedostossa.
  • Lopuksi tallentaminen pysäytetään – myös tauon pitäminen on yleensä mahdollista.

Esimerkiksi Skype for Businessissä tallentaminen tapahtuu tallentajan koneelle ja sitä hoitaa erillinen ohjelma, Skype for Business – tallenteiden hallinta (Recording Manager). Video ei edes ole valmis heti tallentamisen pysäyttämisen jälkeen. Videotiedostojen käsitteleminen vaatii koneen resursseja ja noin tunnin tallenteen valmistumiseen voi mennä kymmenenkin minuuttia.

Toiminnot ovat siis helppoja käyttää, vaikka teknisiäkin vaatimuksia on, joten siitä vaan tallentamaan!

Jaa artikkeli