SharePoint dokumentinhallintajärjestelmänä

Hallitaanko teillä dokumentteja vai hallitsevatko dokumentit teitä? Kuluuko työaikaa hukkaan tiedon etsimiseen ja viimeisimmän version löytämiseen?

Hyöty

SharePointia käytetään paljon dokumentinhallintaan ja tiedon jakamiseen, mm. erilaisissa työtiloissa. Kuitenkaan kaikkia sen tarjoamia mahdollisuuksia ei hyödynnetä, koska niitä ei kunnolla tunneta. Oletteko siirtymässä dokumentinhallinnassa nykyaikaan ja mietitte mitä annettavaa SharePointilla tällä osa-alueella teille on? Jos vastaus on kyllä, niin siinä tapauksessa tämä on juuri oikea kurssi teille.

Kenelle?

Tämä kurssi on tarkoitettu sinulle joka haluat hyödyntää oman organisaatiosi SharePointia tai Office 365-ympäristöä monipuoliseen ja ammattimaiseen dokumentinhallintaan. Käytössäsi on SharePointin versio 2010-2016 tai Office 365.

Esitiedot: Aiempi SharePoint-ympäristön käyttökokemus on eduksi, mutta ei välttämätöntä.

Miksi?

Suurin osa SharePointissa dokumentteja säilyttävistä tuntee järjestelmän tarjoamat perusominaisuudet, mutta eivät tiedä sitä mitä on pinnan alla. Yleensä SharePoint-sivustossa ei ole aktivoitu kaikkia dokumentinhallintaan liittyviä palveluita ja ominaisuuksia, koska niiden olemassaolosta ei tiedetty tai niiden käyttötarkoitusta ei tunneta. Tämän vuoksi SharePoint on käytössä puoliteholla.

Kokosimme kaiken olennaisen tiedon SharePointin dokumentinhallintaominaisuuksista tiiviiksi kahden päivän tietopaketiksi. Opit kaiken olennaisen siitä, mihin SharePoint taipuu ja mitä sillä kannattaa tehdä. Kurssin aikana tutustutaan monipuolisin esimerkein erilaisiin dokumentinhallintaskenaarioihin sekä harjoitellaan tarvittavien palveluiden aktivoimista ja konfiguroimista. Teknisten ratkaisujen ja ominaisuuksien lisäksi käymme läpi useita hyviä käytäntöjä, joilla dokumentinhallinnasta SharePoint-ympäristössä saadaan käyttäjälle mahdollisimman mieluisaa. Käyttäjien sitouttaminen ja innostaminen ovat avaintekijöitä siihen miten hyvin uusi järjestelmä vastaanotetaan. Kurssin jälkeen osaat suunnitella ja toteuttaa omassa organisaatiossasi tai työryhmässäsi tarvittavan dokumentinhallintaympäristön sekä teknisten vaatimusten että käyttäjänäkökulman osalta.

Miten?

Ilmoittaudu tälle suositulle kurssille ja tulet näkemään miten SharePoint voi uudistaa dokumentinhallinnan ja toisaalta kuulemaan mitä muut ovat sillä tehneet.

Materiaali:

Kurssilla käytetään Sovelton tuottamaa materiaalia.

1. päivä

Valmiit sivustomallit asiakirjojen hallintaan

  • Tietuekeskus (Records Center)
  • Tiedostokeskus (Document Center)

Tiedostokirjasto dokumentinhallinnan välineenä

  • Miten, miksi ja milloin uusi kirjasto luodaan?
  • Asiakirjojen versioinnin asetukset
  • Metadatan hyödyntäminen sisällön löytämisessä ja kohdentamisessa käyttäjille
  • Metadatan täyttäminen automaattisesti käyttäjän puolesta
  • Metadatan validointi eli kelpoisuuden tarkistaminen
  • Näkymien (Views) luominen ja hallinta kirjasto-, kansio- ja sisältötyyppikohtaisesti
  • Kirjastoon saapuvan sähköpostin asetukset
  • Sisällön luokitusasetukset (Rating)
  • Tiedostojen lukitseminen (In-place Records Management)
  • Perinteisen kansiorakenteen hyödyt ja haitat
  • Kirjaston tallentaminen mallina ja uuden kirjaston luominen tallennetusta mallista

Metadatan keskitetty hallinta lyhyesti

  • Managed Metadata Service
  • Katsaus termijoukkojen hallintaan (Term Store)
  • Termihierarkian toteuttaminen
  • Termien ja avainsanojen hallinta

Sisältötyypit (Content types)

  • Mikä sisältötyyppi on ja miten se ratkaisee tiedonhallintaan liittyviä ongelmia SharePointissa?
  • Sisältötyyppien luominen sivustolla
  • Sisältötyyppien käyttöönottaminen tiedostokirjastossa
  • Metadatan kerääminen sisältötyyppikohtaisesti
  • Metadatan upottaminen Word-asiakirjamalleihin
  • Sisältötyyppien julkaiseminen toisiin sivustokokoelmiin Content Type Hubista

Tiedostojoukot (Document Sets)

  • Tiedostojoukot kansion korvikkeena
  • Kaikkien tiedostojoukon tiedostojen versioiden sekä metadatan keskitetty hallinta
  • Tiedostojoukkoon liittyvän sisällön, esim. aikataulujen tai tehtäväjakojen, lisääminen tiedostojoukon etusivulle

Käyttäjäkohtaiset toiminnot

  • SharePointin My Site (SP 2010) ja OneDrive for Business (SP2013/2016/Office 365) käyttäjän omien asiakirjojen hallinnassa
  • Kiinnostavien asiakirjojen seuraaminen
  • Asiakirjojen synkronointi käyttäjän koneelle

2. päivä

Tiedostotunnistepalvelu (Document ID)

  • Kuinka saada asiakirjoihin viittaavat linkit toimimaan vaikka asiakirjan sijainti muuttuu?
  • Kuinka asiakirja löytyy jos sen nimi muuttuu?

Sisällönjärjestämisellä (Content Organizer) asiakirjat automaattisesti oikeaan kirjastoon

  • Sisällönjärjestämisen käyttöönotto sivustossa
  • Sisällönjärjestämisen asetusten sekä asiakirjojen uudelleenohjauksen sääntöjen määrittäminen

Arkistointi

  • Arkistointiratkaisun toteuttaminen SharePointissa
  • Tiedostojen automaattinen ja manuaalinen siirtäminen arkistoon
  • Arkistossa olevien tiedostojen hyödyntäminen

Asiakirjojen kohdentaminen käyttäjille

  • Kohdekäyttäjäryhmät (Target Audiences)
  • Käyttäjäprofiilin arvoihin, esim. toimipaikkaan, perustuva kohdentaminen
  • Käyttäjää kiinnostavien aiheiden mukaisten asiakirjojen näyttäminen

Työnkulut (Workflows) sisällön hallinnan tukena

  • Asiakirjojen julkaisemisen ja poistojen hyväksyntä
  • Allekirjoitusten keräys
  • Työnkulkujen mukauttaminen ja luominen SharePoint Designerilla

Tietojen hallintakäytännöt (Information Management Policy)

  • Asiakirjojen säilytyskäytännöt: määritettyihin ehtoihin, esim. asiakirjan vanhenemiseen, perustuva asiakirjan tai sen versiohistorian poistaminen sekä dokumentin arkistointi
  • Asiakirjojen valvontakäytännöt: asiakirjojen avaamisen, lataamisen, muokkaamisen ja poistamisen valvonta sekä raportointi
  • Käyttäjän suorittamien toimintojen valvonta sekä raportointi

Käyttöoikeudet

  • Käyttöoikeuksien määrittäminen kirjasto-, kansio- ja asiakirjakohtaisesti

SharePoint Store

  • Miksi ja milloin käyttää SharePoint Storea?
  • Sovellusten lataaminen ja asentaminen
  • Esimerkkejä dokumentinhallintaa tukevista sovelluksista

Vastuuhenkilö


Petteri Sjöholm

haluatko_opiskella_heti_270px.jpg

Tämä kurssi asiakaskohtaisena?

Koulutuksia järjestetään myös asiakaskohtaisina toteutuksina

Ota yhteyttä myyntipalveluumme soittamalla puh. 042 42 21 21 tai lähettämällä sähköpostia osoitteeseen myyntipalvelu@sovelto.fi
niin järjestetään teille oma kurssi.

Jaa tämä sisältö: