Oppiva Organisaatio 2.0
Oppivan organisaation uusi tuleminen – oppiva organisaatio 2.0
Oppiva organisaatio eli ensimmäisen vaiheensa parikymmentä vuotta sitten. Se jäi kuitenkin monessa yrityksessä puheen tasolle, koska ei ollut käytännön työkaluja toteuttaa oppivan organisaation periaatteita. Tietotekniikka, erityisesti sosiaalinen media on tuonut paljon uusia työkaluja ihmisten väliseen vuorovaikutukseen ja tiedon ja osaamisen jakamiseen. Samaan aikaan monet toimintaympäristön muutokset ovat kiihtyneet ja organisaatiot monimutkaistuneet globalisoitumisen ja verkottumisen myötä. Oppivaa organisaatiota tarvitaan entistä enemmän.
Mikä on oppiva organisaatio
Oppiva organisaatio tarjoaa puitteet (rakenteet), joissa organisaation oppiminen voi toteutua ja jossa ihmiset voivat kehittää ja käyttää oma osaamistaan, ovat innostuneita, motivoituneita ja sitoutuneita yhteiseen tavoitteeseen.
Oppivalle organisaatiolle on tyypillistä seuraavat piirteet:
• Organisaatiolla on ennakointijärjestelmä, jolla se tunnistaa toimintaympäristöstä muutokset ja uudet haasteet sekä osaamistarpeet. Se myös osaa ennakoida tulevia muutoksia ja voi varautua niihin.
• Asiakkaat ovat keskiössä, jokainen tietää, ketä varten töitä tehdään ja pyrkii ymmärtämään asiakkaan tulevia tarpeita.
• Tiedon ja osaamisen hankkimiseen sekä sen hyödyntämiseen panostetaan. Organisaatiossa on tilaa ja aikaa oppia uutta ja jakaa osaamista. Osaamisen jakamisesta palkitaan ja oppimiseen kannustetaan.
• Jokainen voi vaikuttaa työhönsä ja sen tavoitteisiin. Rakentava palaute on oppimista varten.
• Esimiehet ymmärtävät tietotyön luonteen ja osaavat johtaa ”yrityksen aivoja”. Johtaminen perustuu faktoihin, ei ”mutuun”. Tiedetään, mitä osataan ja miten ihmiset voivat, miten sitoutuneita he ovat ja miten ymmärtävät yrityksen tavoitteet. Ihmisiä ei johdeta arvailun perusteella.
• Organisaatiossa on kannustava kulttuuri ja paljon positiivista viestintää. Ihmisten innostaminen ja energisointi on esimiesten tavoite.
• Tietotekniikkaa hyödynnetään tehokkaasti tiedon luomisessa ja jakamisessa.
Oppivan organisaation kehittäminen
Oppivan organisaation kehittäminen edellyttää selkeää perustaa tai kivijalkaa sekä neljää rakennuselementtiä. (kuva 1.)
Oppivan organisaation perusta
Oppiva organisaatio tarvitsee perustan. Sen muodostavat yhteinen visio, strategia ja selkeät tavoitteet sekä yhteiset arvot. Nämä pitää olla kaikkien tiedossa, jotta jokainen voi kehittää toimintaa samaan suuntaan ja samoilla tavoitteilla. Lisäksi tarvitaan yhteiset merkitykset, mikä tarkoittaa, että keskeiset asiat ymmärretään samalla tavalla. Esim. yrityksen oma sanasto wikipedia on toimiva tapa luoda yhteistä kieltä ja yhteisiä merkityksiä.
Oppivan organisaation rakennuselementit
oppivan organisaation rakennuselementit ovat
- Oikean tiedon ja osaamisen hankkiminen
- Organisaation oppimisprosessi
- Tietotekniikka, sosiaalinen media, menetelmät ja välineet
- Oppimisen edellytysten varmistaminen
KUVA 1. OPPIVAN ORGANISAATION PERUSTA JA RAKENNUSELEMENTIT
Oikean tiedon ja osaamisen hankkiminen
Ensimmäinen vaihe on osaamistarpeiden selvittäminen. Kun on tunnistettu, mitä osaamista toiminta edellyttää, laaditaan osaamisstrategia, jossa valitaan ne osaamiset, joihin oma kehittäminen kohdistetaan ja valitaan keinot, joilla valittuja strategisia osaamisia kehitetään.
Osaamistarpeet
Osaamistarpeet selvitetään organisaation strategian pohjalta. Mitä osaamista tavoitteiden saavuttaminen tai asiakkaiden tarpeisiin vastaaminen edellyttävät. Millaisia osaamishaasteita tulevat markkinoiden tai työn muutokset tuovat. Mitä osaamista meillä pitää organisaatiossa olla nyt ja tulevaisuudessa?
Osaamiskartoitus
Osaamistarpeiden pohjalta selvitetään, mitä osaamista organisaatiossa on. Tämä tapahtuu henkilötasolla siten, että kukin vertaa omaa osaamistaan tarvittavaan osaamiseen. Tuloksena on organisaation osaamisvahvuuksien ja puutteiden tunnistaminen.
Osaamisstrategia
Osaamisstrategiassa valitaan, mihin osaamisiin keskitytään itse, mitä osaamisia kehitetään itse, mihin hankitaan kumppani ja mitä voidaan jopa ostaa joltakin tuottajalta. Samalla valitaan osaamiskumppanit ja osaamisen tuottajat. Näitä voivat olla oppilaitokset, konsultit tai muut yritykset.
Osaamisstrategiaan kuuluu myös vastuuhenkilöiden nimeäminen oman organisaation kannalta tärkeimpien osaamisten kehittämiseen. Näiden tehtävänä on mm. tietää, missä organisaatiossa on kutakin tärkeää osaamista ja osaajia, valita sellaiset keinot, joita käytetään tärkeiden osaamisten oppimiseen sekä luoda sopivia ko. osaamisalueen verkostoja.
Organisaation oppimisprosessi
Organisaation oppimisprosessin ymmärtäminen ja hallinta on keskeinen tekijä oppivassa organisaatiossa. Osaamistarve ja osaamisstrategia sisältyivät jo edelliseen kohtaan. Jotta hankittu tai itse kehitetty osaaminen muuttuisi uudenlaiseksi toiminnaksi, pitää osaaminen jakaa ja sopia, mikä osaamisalueessa on tärkeintä oman toiminnan kannalta ja miten tärkeimmät asiat sovelletaan käytäntöön. Käytännön kokemusten arviointi vasta kertoo, onko toiminta muuttunut ja jos on, niin miten. Onko saavutettu toiminnan tavoitteet. Tässä on parhaana mittarina silloin varsinaisen toiminnan mittarit. Tämä prosessi (kuva 2) ei toteutudu itsestään, vaan sitä pitää johtaa. Osaamisen johtaminen on juuri tällaisen organisaation oppimisprosessin johtamista. Prosessi ei myöskään toteudu ellei organisaatiossa vallitse oppivan organisaation periaatteet, erityisesti oppimiskulttuuri. (Kuva 2 )
KUVA 2. ORGANISAATION OPPIMISPROSESSIN TOTEUTTAMINEN OPPIVASSA ORGANISAATIOSSA
Tietotekniikka, sosiaalinen media, menetelmät ja välineet
Tieto- ja tietoliikennetekniikka muodostavat osaamisen hallinnan infrastruktuurin. Internet ja intranet mahdollistavat ihmisten väliset yhteydet ajasta ja paikasta riippumatta. Tämä on tärkeää, kun organisaatiot globalisoituvat ja hajautuvat. Mitä korkeamman tason osaamisesta eli mitä kriittisemmistä asiantuntijoista on kyse sitä tärkeämpää on, että nämä asiantuntijat voivat helposti olla yhteydessä toisiinsa ja kysyä neuvota toisiltaan. Asiantuntijat tarvitsevat toisia asiantuntijoita, jotka voivat olla kovinkin kaukana. Vuorovaikutus edellyttää yhteyksiä.
Osaamisen hallintajärjestelmät
Tietotekniikka tarjoaa ratkaisuja osaamisen hallintaan. Kuka osaa mitäkin, missä mitäkin tietoa on, mitä tietoa pitäisi olla, millaisia osaamisprofiileja tarvitaan ja millaisia on, millaisia osaamisvahvuuksia ja –puutteita on, jne. Tällaista tietoa voidaan hyvin hallita ja pitää yllä erilaisilla osaamisen hallintajärjestelmillä, joita on tarjolla lukuisilla tietotekniikkayrityksillä.
Sosiaalinen media
Sosiaalinen media tarjoaa uuden tehokkaan välineen jakaa tietoa, luoda uutta ja kehittää yhteisöllisyyttä. Wikit, blogit ja keskustelufoorumit voivat kytkeä osaajia eri puolilta organisaatiota ja jopa verkostoja asiakohtaisiksi yhteisöiksi kehittämään uusia ideoita, luomaan uutta tietoa ja jalostamaan olemassa olevaa tietoa sekä auttaa jakamaan kokemuksia ja osaamista. Sosiaalisen median järjestelmät ovat kevyitä pystyttää, helppoja käyttää ja niissä on kaikissa yksinkertainen hakumahdollisuus (vrt. esim. googlettaminen). Tietyn osaamisalueen wikissä voidaan luoda yhteinen näkemys ko. osaamisalueen kehityksestä ja sopia yhteinen näkemys tiedon soveltamisesta omassa organisaatiossa. Erilaisista koulutuksista, kirjoista tai artikkeleista voidaan kirjoittaa lyhyt kuvaus blogissa ja täydentää sitä kommenteilla muilta käyttäjiltä. RSS-syötteillä ja agregaattori-palveluilla voidaan seurata tietyn aihepiirin kirjoittelua blogeista virallisiin julkaisuihin tai tiedostoissa tai julkaisuissa tapahtuneita muutoksia.
Keskustelupalstoilla voidaan kysyä onko jollakulla jo kokemusta tai tietoa tietystä asiasta tai aihepiiristä ja saada heti käsiin olemassa oleva tietämys.
Sosiaalista mediaa vieroksutaan usein sen avoimuuden vuoksi. Pelätään, että yritysten salaisetkin tiedot ja tuotekehityksen ennen aikaiset tiedot leviävät ulkopuolisten tietoon. Nuoren polven osaajat ovat niin tottuneita käyttämään koko maailman laajuista asiantuntijaverkostoaan oman osaamisensa ylläpitäjänä ja jatkajana, että sen kieltäminen johtaa helposti täysin kontrolloimattomaan työn kanssa rinnakkaiseen tietojärjestelmään. Sitoutuminen yhteisiin tavoitteisiin, työssä koettu oman osaamisen arvostus ja selkeät pelisäännöt ovat varmasti tehokkaampi tapa varmistaa tekniikan oikeanlainen käyttö.
Oppimiskulttuuri ja muut oppimisen edellytykset
Oppimisen edellytykset ovat oppivan organisaation kulttuuri eli oppimiskulttuuri, monialaiset tiimit ja yhteistyö yli rajojen, oppimiseen ja osaamisen jakamiseen kannustava palkitseminen sekä oikeanlaiset esimiestaidot.
Oppimiskulttuuri
Oppimiskulttuurissa korostuvat seuraavat asiat:
- paljon positiivista viestintää, joka luo energiaa koko henkilöstöön. Ennen kuin sanotaan ”ei käy” tai muuta lamaannuttavaa, kannattaa miettiä ehdotusten ja asioiden myönteisiä mahdollisuuksia.
- avoimuus, jokainen uskaltaa esittää hankaliakin kysymyksiä ja olla rakentavasti eri mieltä muiden tai esimiehen kanssa.
- uteliaisuutta, kiinnostusta hakea uutta tietoa
- rohkeutta kokeilla uusia asioita
- toisten kunnioitusta
- toisten auttamista ja välittämistä.
Tiimit
Tiimioppiminen ja tiimien osaaminen on tärkeää. Tiimit ovat kuin kukkia, jonka terälehdet edustavat tiimin tehtävässä tarvittavia osaamisia. Jokainen jäsen hallitsee oman osaamisensa mahdollisimman hyvin. Yhteistä osaamista on edustaa kukan mykiö, jolla varmistetaan, että tiimin jäsenet osaavat toimia yhdessä ja ymmärtävät toistensa näkökulmia. Jos tiimin tulos on ratkaiseva, ei yksilön, pitää tavoitteet asettaa tiimille ja palkita tiimin tuloksen perusteella, ei yksilön. Silloin jokaisella on aidosti motivaatio jakaa osaamistaan ja auttaa toisia jäseniä oppimaan.
Osaamisen jakamisen palkitseminen
Tiedon ja osaamisen jakamisesta voidaan palkita sen perusteella, miten hyödylliseksi oma työyhteisö ja työkaverit kokevat henkilön jakaman tiedon. Jos käytössä on sosiaalisen median työkaluja, voivat lukijat arvottaa kirjoitettua tai julkaistua tietoa. Tämä voi tapahtua samalla tavalla kuin esim. Amazonin kirjakaupan tähtien antaminen luetuille kirjoille. Jos henkilö on saanut tiimiltään tai työyhteisöltään paljon tähtiä tai muita symboleita, merkitsee se sitä, että hänen jakamansa tieto on koettu arvokkaaksi tiimin tuloksen kannalta. Esimies voi siten sisällyttää tämän kriteerin bonusten määräytymiseen.
Osaamisella voidaan käydä myös sisäistä kauppa organisaatiossa. Jos on saanut itsestään luotua hyvän kuvan osaajana, voidaan muista tiimeistä tai työyhteisöistä jopa pyytää mukaan uuteen tiimiin – tuomaan tarvittavaa osaamista ko. tiimin työskentelyyn. Tämä voidaan ”maksaa” tietyillä symbolimerkeillä, joita henkilö voi sitten kerätä vaikka balanced score cardin (tasapainotetun tuloskortin) yhdeksi arviointikohdaksi. Näin henkilön osaaminen ja sen jakaminen muuttuvat myös taloudelliseksi hyödyksi. Osaamisen ja osaamisen jakamisen palkitsemismuodot ovat kehittymässä kovaa vauhtia. Mitä enemmän toiminta perustuu tietotyöhön, sitä tärkeämpää on saada kaikki tieto ja osaaminen käyttöön sekä rakentaa myös palkitsemismallit tukemaan osaamisen kehittämistä ja jakamista.
Esimiesten oppijohtajan taidot
Johdon ja esimiesten osaamiseen kohdistuu tietotyössä kovia haasteita. Ihmisbusineksessa onnistutaan vain hyvän esimiestyön avulla. Käskyttäminen ei toimi ja valvonta on monella tapaa mahdotonta. Työ tehdään omassa päässä, jonka toiminnan tehokkuutta ei voi ulkopuolelta ohjata. Asiantuntijat edellyttävät luottamusta, arvostusta, innostusta sekä paljon mahdollisuuksia oman osaamisensa käyttämiseen ja edelleen kehittämiseen.
Esimiesten on osattava johtaa sekä liiketoimintaa että ihmisiä. Osaamista on johdettava tavoitteellisesti ja systemaattisesti. Organisaation oppimisprosessia pitää johtaa (kuva 2). Ihmisiä on valmennettava jatkuvaan muutokseen. Esimiehiltä edellytetään aivan erilaisia taitoja kuin teollisen aikakauden johtajilta.
Oppivan organisaation kehittymistä voidaan seurata osaamispääoman kehittämissuunnitelmalla ja osaamispääomaraportilla
Oppivan organisaation edistymistä kussakin yksikössä ja koko yrityksessä voidaan seurata osaamispääoman kehittämissuunnitelman ja osaamispääomaraportin avulla. (kuva 3.) Osaamispääoman kehittämissuunnitelman lähtökohtana ovat liiketoimintatavoitteet ja niiden luomat osaamistarpeet ja osaamishaasteet. Kukin yksikkö valitsee oman strategiansa mukaisesti ne toimenpiteet, joita aikoo toteuttaa tulevan vuoden aikana, sekä toimenpiteille tavoitteet ja mittarit. Toimintavuoden lopussa voidaan samaan suunnitelmalomakkeeseen kuvata, mitä toimenpiteitä todella toteutettiin ja miten ne toteutuivat tavoitteisiinsa nähden. Lisäksi voidaan verrata, miten liiketoiminnan tavoitteet ovat toteutuneet, jotta nähdään onko toteutettu oikeita toimenpiteitä ja onko niillä ollut toivottu vaikutus liiketoimintaan.
Kehittämissuunnitelma laaditaan samalla kun laaditaan toimintasuunnitelma ja budjetti. Osaamispääomaraportti laaditaan toimintavuoden lopussa samalla kun laaditaan toimintakertomus ja tilinpäätös. Näin jokainen yksikkö käsittelee sekä taloudellista että osaamispääomaa rinnakkain, miten sitä aikoo jalostaa ja miten suunniteltu jalostaminen on toteutunut.
KUVA 3. OSAAMISPÄÄOMAN JOHTAMISEN PROSESSI
Osaamistarpeet ja –haasteet, osaamisstrategia, valitut osaamispääoman kehittämistoimenpiteet (jotka liittyvät kaikkiin osaamispääoman osa-alueisiin) ja valittujen toimenpiteiden tavoitteet mittareineen muodostavat osaamispääoman kehittämissuunnitelman. Yksikon/yrityksen liiketoimintatavoitteet kuvattuna esimerkiksi avainsuoritusmittareina (KPIt), niiden luomat osaamishaasteet ja-tarpeet, valittu osaamisstrategia, toteutetut osaamispääoman kehittämistoimet sekä niiden toteutuminen tavoitteisiinsa verrattuna ja yksikön/yrityksen liiketoiminnan tulos avainsuoritusmittareilla kuvattuna muodostavat osaamispääomaraportin.
Osaamispääoman kehittämissuunnitelma ja -raportti tulee sisällyttää esimiesten tehtäviin ja raportin tulos esimiesten mittareihin. Tietopohjaisessa liiketoiminnassa ei riitä, että esimiehet huolehtivat vain taloudellisesta tuloksesta, vaan heidän on pidettävä huoli myös organisaation osaamisresurssista. Samaan aikaan, kun johdetaan tekemistä, pitää johtaa myös tulevaisuutta.
Lähteet:
Otala, Leenamaija, Osaamispääoman johtamisesta kilpailuetu, WSOY, 2008Otala, Leenamaija & Pöysti Kaija, Wikimaniaa yrityksiin – yritys 2.0. tuottamaan, WSOY, 2008.