Datan määrä kasvaa jatkuvasti. Samalla se pirstaloituu johtuen erilaisista käytössä olevista tietojärjestelmistä, käytännöistä ja tiedon muodoista. Osa tarvittavasta datasta saattaa olla siistissä muodossa ja hyvin hallittuna tietokannoissa. Osa on kuitenkin milloin missäkin ja usein hallitsemattomassa muodossa. Ja kun tuo kaikki tarvittava data halutaan koostaa samalle raportille ja jakaa hallitusti ja helposti ylläpidettävästi oikeille kohderyhmille, niin tarvitaan sekä oikeat työkalut että oikea osaaminen. Valtavaa ja jatkuvasti kasvavaa suosiota tässä aiheessa nauttii Power BI. Joko sinä olet siihen törmännyt?
Mikä Power BI on?
Power BI on Microsoftin ratkaisu tiedon mallintamiseen ja raportointiin. Power BI -tuoteperheeseen kuuluu tiedon mallintamiseen ja visualisointiin käytettävä työpöytäsovellus Power BI Desktop, raporttien julkaisemiseen ja jakeluun tarvittava pilvipalvelu PowerBI.com sekä mobiilisovellukset. Jos pilvipalvelun käyttö ei tule kyseeseen, niin sen sijaan voidaan hyödyntää omaan konesaliin asennettavaa Power BI Report Serveriä raporttien jakeluun.
Datasta dashboardiksi viidellä askeleella Power BI Desktopilla
1. Tiedon noutaminen ja mallintaminen
Power BI Desktop on se varsinainen työkalu, millä suurin osa työstä tehdään. Sillä noudetaan data ulkoisista tietolähteistä ja muokataan mm. datan rakenne sekä määrä oikeaksi sisään rakennetulla Power Querylla. Mitä huonommassa kunnossa data tietolähteestä tulee, sitä enemmän tarvitaan Power Querya. Tästä syystä myös Sovelton Power BI -leirillä aihetta käsitellään kattavasti.
2. Relaatioiden rakentaminen
Kun data on Power Querylla saatu halutunlaiseksi, voidaan jatkaa tiedon mallintamista Power BI Desktopissa. Tietolähteistä tuotujen taulukoiden välille rakennetaan relaatiot. Riippuen taas datan laadusta, voidaan tarvita erityyppisiä relaatioita ja niiden ymmärtäminen on tärkeää. Väärin toteutetut relaatiot vaikeuttavat merkittävästi datan visualisointia ja laskentaa DAX-kaavoilla.
3. Lisäsarakkeet ja mittarit
Relaatioiden rakentamisen jälkeen voidaan luoda tarvittavat lisäsarakkeet taulukoihin ja mittarit raportteihin hyödyntäen DAX-funktioita. DAX (Data Analysis Expressions) on funktiokieli, jota käytetään Power BI:n lisäksi Excelin Power Pivot- ja SQL Serverin Tabular-tietomalleissa. Mitä vaativampia asioita Power BI -tietomalliin halutaan kaavoilla toteuttaa, niin sitä paremmin pitää DAX-funktioita osata. Leirillä käytämme reilusti aikaa DAX-funktioiden opetteluun tarkkaan valittujen esimerkkien avulla.
4. Datan visualisointi
Tiedon mallintamisen jälkeen visualisoidaan data. Power BI tuo mukanaan kolmisenkymmentä erilaista kaaviota, taulukkoa, tietokorttia yms. tiedon esittämiseen. Lisää visualisointeja voidaan ladata ilmaiseksi Microsoftin AppSourcen valtavasta valikoimasta, joten datan visualisointiin löytyy vaihtoehtoja kaikkiin tarpeisiin. Raportin muotoilu, visualisointien välinen vuorovaikutus, suodatukset ja mobiilikäyttöliittymän toteuttaminen vaativat myös omat säätönsä ja vaatii harjoittelua. Valmis viimeistelty raportti on ilo silmälle ja helppo käyttää.
5. Raporttien julkaiseminen ja jakelu PowerBI.com -pilvipalvelussa
Power BI -pilvipalvelu tarjoaa julkaisualusta Power BI Desktopilla tehdyille raporteille sekä Excelistä julkaistavalle lisämateriaalille. Pilveen julkaistuja raportteja voidaan lukea ja muokata kaikilla selaimilla millä tahansa laitteella. Raportti voi noutaa viimeisimmät tiedot tietolähteistä ajastetusti ja erilaisilla hälytyksillä ja muistutuksilla varmistetaan, että ihmiset pysyvät ajan tasalla raportissa tapahtuvista muutoksista. Käytettävyyttä ja tavoitettavuutta voidaan parantaa esittämällä raportteja upotettuna SharePoint-sivuille tai välilehtinä Teamsissa. Lisäksi käyttöoikeuksilla varmistetaan, että oikea data näkyy oikeille ihmisille.
