Dokumentit sekaisin Sharepointissa?

Dokumentit sekaisin Sharepointissa?

SharePoint-sivustojen käyttäjiltä kuulee usein, että tiedostoja on vaikea löytää. Moni kokee SharePointin olevan vain tiedostojen hautausmaa, vaikka alun perin sen käyttöönotolla on haettu nimenomaan edistyksellisyyttä tiedonhallintaan. Mistä se sitten johtuu, että SharePoint ei tarjoakaan käyttäjille sitä mitä on luvattu?

SharePointia käytetään paljon intra- ja työtilaratkaisuissa. Intraan panostetaan yleensä paljon, koska siitä halutaan kivan näköinen ja miellyttävä käyttää. Intran kustannuksella työtilasivustot ja muut pienempien ryhmien SharePoint-ympäristöt jäävät toissijaisiksi. Organisaatiossa saattaa olla satoja työtilasivustoja, jotka on luotu hyödyntäen SharePointin Team Site (Työryhmäsivusto) -sivustomallia ilman minkäänlaista sisällönhallinnan suunnittelua. Seurauksena on ympäristö, joka on vain korvike verkkolevyille vailla varsinaista lisäarvoa.

Dokumentinhallinta SharePointissa vaatii useiden sitä tukevien työkalujen yhdistämistä toimivaksi kokonaisuudeksi. Mitään valmista kokonaisratkaisua se ei tarjoa, vaan käyttöönottajan pitää tunnistaa tarve ja päätellä siitä millaisia ominaisuuksia SharePointissa pitää käyttöön ottaa ja millä asetuksilla. Tärkein asia on ymmärtää metadatan, sisältötyyppien ja haun mahdollisuudet. Kun sisältö tunnistetaan sisältötyypin ja metadatan avulla, voidaan haun avulla tehdä erilaisia esimääritettyjä sisältönostoja helpottamaan sisällön löytymistä. Metadatan merkitys yleensä tunnetaan, mutta jostain syystä sitä ei ole haluttu täysipainoisesti hyödyntää. Yksi syy saattaa olla se, että metadataohjattu sisällönhallinta on käyttäjille liian vierasta tuttuun kansiopohjaiseen ratkaisuun verrattuna. Tämän vuoksi on olennaista tehdä metadatan keräämisestä käyttäjälle mahdollisimman helppoa ja mahdollisuuksien mukaan jopa automatisoitua. Ja kun metadata saadaan dokumentteihin mukaan, niin dokumentinhallinnan mahdollisuudet kasvavat huomattavasti. Sisältötyyppien ja metadatan avulla voidaan vaikuttaa dokumentin koko elinkaaren aikaiseen hallintaan. Voidaan automatisoida, valvoa ja helpottaa dokumenttien käyttöä. Silloin puhutaan jo SharePointista dokumentinhallintajärjestelmänä.

Aiheesta lisää Sovelton SharePoint dokumentinhallintajärjestelmänä -koulutuksessa.