Kuka osaa Exceliä?

Kuka osaa Exceliä?

Kaikkien näiden vuosien jälkeen Excel herättää edelleenkin tunteita: Joillekin se on kauhistus ja kirosana. Toisaalta taas juuri muutama viikko sitten kuulin toisen ääripään kommentin: “Excel on paras. Mä teen sillä kaiken.”

Exceliä käytetään paljon

Excel on monipuolinen ja hyödyllinen ohjelma, mutta joitakin vuosia sitten sen käyttö näytti vähenevän. Tietokannat kehittyivät, ja organisaation kannalta tarvittavat tiedot voitiin tuottaa erilaisilla raporttityökaluilla. Käytännössä raporttityökalujen tuottamia tietoja päädyttiin kuitenkin muokkaamaan Excelillä. Nykyään Microsoftin Power BI:n kaltaiset uudet toiminnot voisivat jälleen vähentää Excelin käyttötarvetta, mutta vielä sellaista vaikutusta ei ole näköpiirissä.

Kaikkien pitää osata Exceliä

On olemassa “perusasioita”, jotka Excelistä pitää osata. Silti 20 vuoden kouluttajakokemuksella voin kertoa, että hyvin harvassa ovat myös sellaiset Excelin tehokäyttäjät, jotka eivät oppisi jotain uutta ja hyödyllistä myös silloin, kun koulutuksessa pengotaan perusasioita. Suurin osa Excelin käyttäjistä pärjää kuitenkin hallitsemalla perustoiminnot. Niiden lisäksi mm. kaavojen luominen on hyödyllinen taito, sillä usein Excel on oikea väline yksinkertaistenkin laskutoimitusten suorittamiseen. Siinä tehtyjä laskelmia on myös helppo muuttaa ja jatkojalostaa.

Osaamisen tarve kasvaa taitojen karttuessa

Kun perusosaamisen kynnys ylittyy, päästään tilanteeseen, jossa hyödynnettäviä ja opeteltavia ominaisuuksia on paljon. On myös tilanteita, joissa kannattaa tietää jo valmiiksi, kuinka Excelin saa tekemään haluamiaan asioita, joita ovat esimerkiksi:

  • monipuolinen käyttöliittymän hallinta
  • monipuolinen ja fiksu kaavojen sekä funktioiden käyttäminen
  • kaavojen hallintatoiminnot
  • lukuisat erilliset toiminnot “hienouksineen”: lajittelu, suodatus, ehdollinen muotoilu, kaaviot jne.

Yksi taikasana: pivot

Suuri osa Excelin käytöstä on “aineistojen käsittelyä”, mikä tarkoittaa muista järjestelmistä tulleiden raporttien muokkaamista. Pivot-taulukko on erittäin tehokas tapa tehdä yhteenvetoja erilaisista aineistoista. Pivot on se toiminto, jolla olen nähnyt saavutettavan kaikkein suurimmat hyödyt suhteessa aineistoille tai käyttäjille asetettuihin vaatimuksiin.

Osaako joku kaiken Excelistä?

Varmaan joku “osaa kaiken”, eikä se ole pahitteeksi, jos Excel on päivittäinen työkalu ja monipuolisessa käytössä. Monissa organisaatioissa on Excel-guruja. He ovat yleensä henkilöitä, jotka ovat päätyneet tekemään itse vaativia asioita säännöllisesti, ja osaavat sen vuoksi myös neuvoa muita. Onneksi Excel ei kuitenkaan ole mikään vaikea ohjelmisto, joten sen käyttöä ei tarvitse varata vain harvoille ja valituille!

 

Kurssivinkkejä:

Exceliin pääset tutustumaan tarkemmin esimerkiksi Excel-peruskurssilla tai Excel-jatkokurssilla. Tai ota parin tunnin Sovelton Aamutreeni aiheista Excel Power Pivot ja Power BI – data näkyväksi.