Sovelto Oyj:n työnhakijan rekisteriseloste

1. Rekisterinpitäjä

Sovelto Oyj
Y-tunnus: 0566575-7
Messuaukio 1, 3. krs
00520 Helsinki

2. Yhteyshenkilö rekisteriä koskevissa asioissa

info(at)sovelto.fi.

3. Rekisterin nimi ja rekisteröidyt

Sovelto Oyj:n työnhakijarekisteri.

Käsittelemme rekisterissä työnhakijoiden henkilötietoja.

4. Henkilötietojen vastaanottajat ja käsittelijät

Henkilötietoja käsittelevät rekrytointiprosessiin osallistuvat rekrytoivat esimiehet. Joissain tilanteissa työnhakijan henkilötietoja voidaan luovuttaa kolmansille osapuolille, kuten rekry-tointikonsulteille tai rekrytointiyrityksille, joita voidaan käyttää rekrytointiprosessissa. Näissä tilanteissa Sovelto käyttää sopimuksia varmistaakseen, että henkilötietoja käytetään vain sellaisiin tarkoituksiin, jotka ovat yhdenmukaisia tämän tietosuojaselosteen, lakien ja GDPR:n kanssa.

Rekisterin tekninen alusta on Microsoft Dynamics 365 ja ClickDimensions. Palveluntarjoaja on Microsoft sekä ClickDimensions, joiden pääkonttorit sijaitsevat Yhdysvalloissa. Sovelton dataa käsitellään Microsoftin EU:ssa ja Yhdysvalloissa sijaitsevissa palvelinkeskuksissa.

4. Henkilötietojen käsittelyn tarkoitus ja peruste

Henkilötietojen käsittely perustuu työnhakijan (rekisteröity) suostumukselle. Henkilötietoja käsitellään Sovelton rekrytointiprosessien toteuttamiseksi ja työnhakijoiden henkilötietojen säilyttämiseksi myöhempiä rekrytointitarkoituksia varten. Henkilötietoja käsitellään vain tässä tietosuojaselosteessa mainittuihin tarkoituksiin.

5. Käsiteltävät henkilötiedot

Sovelto käsittelee seuraavia työnhakijan yhteys- ja henkilötietoja sekä muita tietoja, jotka ovat tarpeen rekrytointiprosessin suorittamiseksi:

  • hakijan nimi
  • yhteystiedot (sähköposti, puhelinnumero),
  • työkokemus ja muu kokemus,
  • koulutus,
  • kuvaus osaamisesta ja sopivuudesta tehtävään, sekä palkkatoive;
  • suosittelukirje tai suosittelijoiden nimet ja yhteystiedot;
  • muu vapaamuotoinen informaatio,työnhakijan oma-aloitteisesti toimittamana:
  • mahdolliset rekrytointiin osallistuneiden kirjoittamat tiivistelmät työnhakijasta sekä tiivistelmät suosittelijoiden mielipiteistä

6. Säännönmukaiset tietolähteet

Henkilötietoja kerätään pääsääntöisesti rekisteröidyltä itseltään rekrytointiprosessin aikana. Työnhakijan suostumuksella henkilötietoja saatetaan kerätä myös muista lähteistä, kuten rekrytointiin osallistuneilta rekrytointikonsulteilta ja rekrytointiyrityksiltä.

Rekisteröidyn suostumuksella henkilötietoja saatetaan kerätä myös suosittelijoilta, joiden yhteystiedot työnhakija on itse toimittanut.

7. Rekisterin suojauksen periaatteet ja tietojen säilytysaika

Sovelto käsittelee työnhakijan henkilötietoja rekrytointiprosessin aikana. Kun rekrytointiprosessi on viety päätökseen, henkilötietoja säilytetään vain niin kauan, kuin se on tarpeen Sovelton oikeuksien ja velvollisuuksien toteuttamiseksi ja mahdollisiin vaatimuksiin vastaamiseksi, mutta ei kuitenkaan pidempään kuin kaksi vuotta.

Jos hakija valitaan tehtävään, Sovelto siirtää rekrytointiprosessin aikana kerätyt henkilötiedot Sovelton henkilöstörekisteriin.

Henkilötietoja voidaan myös säilyttää pidempään, jos se on tarpeen laissa, asetuksissa tai muissa viranomaislähteissä asetettujen velvollisuuksien toteuttamiseksi. Palveluntarjoaja (Microsoft & ClickDimensions) vastaa henkilötietojen teknisestä suojauksesta.

8. Rekisteröidyn oikeudet

Rekisteröidyllä on oikeus saada tieto, käsitelläänkö hänen henkilötietojaan ja oikeus pyytää pääsy häntä koskeviin tietoihin.

Rekisteröidyllä on milloin tahansa oikeus peruuttaa suostumus, pyytää virheellisten tai puutteellisten henkilötietojen oikaisua, pyytää henkilötietojen poistamista, pyytää henkilötietojen siirtoa järjestelmästä toiseen ja tehdä valitus valvontaviranomaiselle.

Työhakemuksen jättämisen jälkeen työnhakijalle muodostuu henkilötieto Microsoft Dynamics 365 -järjestelmään.

Edellä mainittuja oikeuksia toteuttaakseen rekisteröidyn tulee lähettää oikeuksiasi koskevat pyynnöt kirjallisena tai sähköpostitse seuraavilla yhteystiedoilla:

Sovelto Oyj
Tarkastus/-muu henkilötietoihin kohdistuva pyyntö / vastaanotto
PL 89
00521 Helsinki
info(at)sovelto.fi.

Sovelto vastaa pyyntöihin 1 kuukauden sisällä pyynnön esittämisestä, ellei ole erityisiä syitä pidentää vastaamisaikaa. Voimme pyytää sinua tarkentamaan pyyntöäsi ja varmentamaan henkilöllisyytesi ennen pyynnön käsittelemistä. Voimme kieltäytyä pyyntösi toteuttamisesta sovellettavassa laissa säädetyllä perusteella.

9. Tietojen siirto Euroopan Unionin (EU) tai Euroopan talousalueen ulkopuolelle (ETA)

Rekrytointirekisterin palveluntarjoaja on Microsoft sekä ClickDimensions. Dataa käsitellään Microsoftin EU:ssa ja Yhdysvalloissa sijaitsevissa palvelinkeskuksissa. Jos palvelujen toteuttaminen tapahtuu EU:n tai ETA:n ulkopuolella tai jos henkilötietoja muuten käsitellään EU:n tai ETA:n ulkopuolella, rekisterinpitäjä varmistaa sopimuksin, että henkilötietoja käsitellään tietosuojasäännösten mukaisesti. Jos henkilötietoja on tarpeen siirtää EU:n tai ETA:n ulkopuolelle, rekisterinpitäjä varmistaa, että Euroopan komissio on tehnyt päätöksen kolmannen maan riittävästä tietosuojan tasosta tai että komission hyväksymiä vakiolausekkeita käytetään.

10. Automaattinen päätöksenteko

Työnhakijarekisterin henkilötietoja ei käytetä automaattiseen päätöksentekoon.

11. Rekrytoinnin rekisteriselosteen muuttaminen

Pyrimme jatkuvasti kehittämään prosessejamme ja siksi pidätämme oikeuden muuttaa tätä tietosuojaselostetta ilmoittamalla siitä tällä sivulla.

Sovelto-Oyj-Tietoturvapolitiikka

Sovelto Oyj:n tietosuojaseloste