Office 365 käyttöönotto modernit työtavat edellä

Office 365 käyttöönotto modernit työtavat edellä

Ihmisten työ on nykyään yhteistyötä. Kun valmennuksissa kysyn kuinka moni voisi tehdä työnsä täysin yksin kenenkään huomamatta, tuskin kenenkään käsi nousee ylös. Suomi on siirtymässä jälkiteolliseen aikaan mitä tulee ihmisten työhön. Toki Suomessa on edelleen vahva teollinen sektori mutta se ei enää työllistä samassa määrin kuin viime vuosikymmeninä. Älykkäät robotit hitsaavat, kasaavat, kuljettavat ja pakkaavat tuotteita maailmalle.

Digitaalisuus johdattaa meidät uuteen aikakauteen. Niin tuotteet, markkinat, asiakkaat kuin kilpailijatkin ovat siirtymässä verkkoon ja kilpailu muuttuu globaaliksi. Työelämän muutokset ovat tulleet nopeammiksi ja vaikeammin ennakoitaviksi. Vaikka menneisyyteen katsominen voisi tuntua hyvältä vaihtoehdolta, en usko sen ratkovan tämän päivän haasteita. Ihmiskunta on harpponut eteenpäin samaan tahtiin kuin tieto on pystytty levittämään. Matka Gutenbergin painokoneesta Internetiin on ollut huikea. Ei ole mitään viitteitä, että tämä kehityskulku olisi hidastumassa. Ihmiset ja heidän yhteistyöllä saavutettavat keksinnöt tulevat olemaan yritysten keskeisin menestyksen mittari.

Office 365:sta puhutaan paljon. Vuonna 2011 julkaistu pilvipohjainen IT tuottavuusalusta on vuosi vuodelta kasvanut nykyisiin mittoihin, joka käsittää Suomessa 1,2M ja maailmanlaajuisesti 150M käyttäjää. Tarina on tyypillisesti alkanut organisaatiossa sähköpostipalvelun uusimisena tai Office-paketin päivittämisenä, IT:n kipparoimana.

Kuka omistaa yrityksessä Office 365:den? IT selkeästi useammin kuin muut toiminnot yhteensä. Onhan kyseessä IT järjestelmä. Kenen tontille osuu henkilöstön kehittäminen, liiketoiminnan kehittäminen, organisaation työtapojen ja -kulttuurin kehittäminen? Office 365:den myötä organisaatioille on tullut uusi alue, jonka menestyksekäs hallinta tarvitsee eri toimintojen yhteistyötä. IT tuskin voi tai haluaa ottaa kaikkea itselleen.

Office 365:n yksi keskeisimmistä ajatuksista, on jatkuvasti reaaliaikainen pääsy tarvittavaan tietoon ja keskusteluihin ajasta, paikasta ja päätelaitteesta riippumatta. Tämä mahdollistaa aivan uudella tavalla yhteistyötä ja hajautettua johtamista. Enää kentällä tai sivukonttorissa työskentely ei ole este.

Työtä tehdään enenevässä määrin myös yli organisaatiorajojen. Osalle tärkein yhteistyökumppani ei ole oman organisaation jäsen eikä tämä saa olla tehokkaan yhteistyön este. Perinteisesti asioita on hoidettu sähköpostitse ja erilaisten Extranet sovellusten avulla, sittemmin ehkä Whatsappien ja Dropboxien välityksellä. Office 365:ssa pystyt jakamaan niin tiedostoja kuin muistikirjoja kaikkien käyttäjien kanssa ja voit kutsua heitä Teamsiin tiimisi vieraiksi.

Office 365 tarjoaa mahdollisuuden uudenlaisen yhteisöllisyyden synnylle. Sekä Teamsillä että Yammerilla voidaan rakentaa ryhmiä eri mielenkiinnon kohteiden ympärille. Organisaation tukitoiminnot voivat kääntää koko palvelutarjonnan Teams pohjaiseksi. Esimerkiksi HR voisi ohjeistaa jatkossa kaikki kysymykset sähköpostien sijaan Teamsiin, IT voisi tiedottaa Teamsissään tarkemmin omista tekemisistä ilman paineita tukkia Intran uutiset ja Viestintä voisi Plannerin kautta avata mitä juuri tällä hetkellä on meneillään.

Itseohjautuvuus eri muodoissaan on pinnalla useissa organisaatioissa. Toteutuakseen se tarvitsee toimintatapojen muutoksen lisäksi tehokkaan digitaalisen alustan yhteistyöhön ja kommunikointiin. Microsoft on paljon Office 365:den kanssa miettinyt mobiiliuden ja avoimuuden käsitteitä. Lähtökohtaisesti tiimit voivat itse päättää omasta tekemisestään ilman hallinnollisia hitausmomentteja. Usein tiimeillä on itsellään paras tietämys miten tekeminen kannattaisi järjestää. Kunhan he vain tietävät Office 365:den tuomat mahdollisuudet ja osaavat käyttää niitä.

Yhteiset pelisäännöt kannattaa luoda. Organisaation näkökulmasta Office 365 on kasa taas uusia työkaluja. Aniharvoin Office 365 tulee tyhjään pöytään. Mistä normikäyttäjä tietää kuuluuko tiedosto tallentaa verkkolevylle, Sharepointiin, OneDrive for Businekseen, Teamsiin tai jonnekin muualle? Keskustellaanko tietystä aiheesta Teamsissa vai Yammerissa? Onko organisaatiossa käytössä useampia videostreamauspalveluja tai kyselytyökaluja? Mikä on yrityksen suhde avoimuuteen? Pelisääntöjen luonti on useimmiten eri toimintojen yhteistyötä. IT:llä, HR:llä ja Viestinnällä on ainakin sanansa sanottavana. Kannattaa kerätä ryhmä ja keskustellen huomata, että vanhat siilot eivät ole tässä(kään) tilanteessa paras vaihtoehto.

Office 365:n käyttöönotto mietityttää useimpia organisaatioita. Vaikka IT järjestelmästä on kyse, muutos on jotain muuta kuin mitä Windowsin ja Office versiopäivitysten osalta olemme tottuneet. Office 365:n osalta kyse on työtavan muutoksesta, ei työkalusta. Vastuu kuuluu johdolle. Kuinka tärkeänä asiana nähdään ihmisten potentiaalin kasvattaminen? Miten voidaan varmistaa, että ihmiset voivat tehdä työnsä parhaalla tavalla? Kuinka saadaan ihmiset tekemään yhteistyötä? Microsoft tarjoaa kumppanien kautta Keilaniemessä Fiksummin yhdessä -työpajaa yrityksen johdolle ja päätöksentekijöille. Puolipäiväisessä työpajassa päästään uusimmille laitteilla ja viimeisimmillä päivityksillä kokemaan miltä yhdessä tekeminen Office 365:ssa näyttää.

Organisaatio tarvitsee edelläkävijöitä, digilähettiläitä, uusien toimintatapojen tiennäyttäjiksi. Tukitoiminnot, projektipäälliköt ja esimiehet ovat roolinsa puolesta henkilöitä, joiden tekemisellä on merkitystä laajempaan joukkoon. Päättävässä asemassa olevien merkitys on suuri. Office 365:n kytkeminen olemassa olevaan tilanteeseen esimerkiksi alkavan projektin tai tapahtuman järjestämisen muodossa voi olla luonteva tapa esitellä uutta toimintatapaa. Henkilöstön osaamiseen kannattaa panostaa. Office 365 jo itsessään auttaa. Formsilla voi kysyä ihmisten osaamisista ja haluista oppia uutta, Streamilla voidaan jakaa opetusvideoita ja katsoa niitä Teamsin kautta, Teamsiin voidaan luoda tukitiimejä missä vastaillaan uutta toimintatapaa koskeviin kysymyksiin. Organisaation työtavat muuttuvat aina sisältä käsin. Yksin ei kuitenkaan kannata jäädä. Vaikeat asiat ratkotaan yhdessä.

Fiksummin yhdessä työpaja

Fiksummin Yhdessä on täysin maksuton 3 tunnin työpaja, joka nostaa tiiminne potentiaalin ansaitsemalleen tasolle, Microsoft 365:sen kokonaisvaltaisten ominaisuuksien tuella.

Luokaa ja jakakaa osaamistanne rajattomasti, ja kokekaa tarpeisiinne räätälöityjen työkalujen lukemattomat mahdollisuudet. Fiksusti ja luotettavasti, turvallisuudesta tinkimättä.

Lue lisää

Asiakastarina: Sovelto Otavan työtapamuutoksen tukena

Katso myös video: Otava tähtipelaajat -ohjelma