Office 365 – Mitä se on?

Office 365 – Mitä se on?

Viime vuosina on yhä useammalla työpaikalla otettu käyttöön Office 365, mutta edelleenkin on epäselvää,  mikä se oikein on, mitä se vaatii ja mitä se antaa.

Kysymykset ovat hyviä ja ymmärrettäviä ja oikeastaan niitä saisi kysellä enemmänkin, sillä Office 365 ei anna kovinkaan paljon, jos kysymyksiä ja niiden vastauksia ei lainkaan selvitetä.

Kysymyksille on myös muutama täysin luonnollinen syy:

  • Office 365 sisältää oikeasti täysin uusia toiminnallisuuksia ja mahdollisuuksia.
  • Office 365 on keskeisesti pilvipalvelu, joka kehittyy koko ajan: uusia toimintoja tulee ja vuosi sitten käyttöön tulleet ovat jo muuttuneet. Jopa perinteisiin Office-ohjelmiin – Wordiin, Exceliin ja PowerPointiin tulee kaiken aikaa uusia ominaisuuksia, vaikka versionumero pysyykin samana.
  • Osittain yllä mainituista syistä kenelläkään ei ole oikein ollut aikaa selvittää, mistä tässä on kyse.

Hommat pitää nähdä käytännössä

Office 365:stä on liikkeellä paljon informaatiota, ohjetta ja hypetystä, ja suuri osa siitä kaikesta on totta.

  • Office 365 todellakin mahdollistaa uusia työtapoja, lähinnä mahdollistamalla joustavaa yhteistoiminnallisuutta.
  • Uudet työtavat eivät voi muuttua järkevästi käytännöiksi, jos uusia työtapoja ja niiden takana olevia toiminnallisuuksia ei esitellä tai opeteta niiden käyttäjille.
  • Office 365:n käyttöönotto ja ylläpito muuttuvissa tilanteissa vaatii myös pääkäyttäjiltä osaamista ja vahvaa yhteistyötä organisaation toimintatapojen kehittämisen kanssa.

Kaiken tuon hahmottaminen ja järkevä eteneminen Office 365:n kanssa on siis täysin mahdollista, mutta jos ei tiedetä, mistä tässä on kyse ja mitä tavoitellaan, on tämä kaikki hapuilua pilven hämärässä.

Soveltossa valaistusta asioihin on saatu parhaiten katsomalla, tekemällä ja oppimalla käytännössä. On siis hyvä sada organisaation johto, käyttäjät tai Office 365 -ympäristön pääkäyttäjät tutustumaan mahdollisuuksiin ja miettimään niiden hyödyntämistä omassa organisaatiossa.

Tämä on tietenkin fiksua tehdä etukäteen, mutta ei haittaa, vaikka Office 365 olisi jo otettu käyttöön. Aina on paras aika ottaa järkevästi käyttöön OneDrive, Planner, Forms, Teams, Power BI, SharePoint Online ja kaikki muut, jos sitä ei ole vielä tehnyt.

Kurssivinkkejä

Lisää O365 aiheista löydät ja opit esimerkiksi kurssilla Office 365:n tehokas käyttö ja teknisestä näkökulmasta sertifiointiin tähtäävässä valmennuksessa Enabling and Managing Office 365. Pikakatsauksen Teamsiin voit ottaa online-koulutuksessa Office 365 Teams tunnissa.