Office 365 – ohjelmistorobotiikkaa ja käyttöliittymiä hiirellä?

Office 365 – ohjelmistorobotiikkaa ja käyttöliittymiä hiirellä?

Uudet välineet oikeasti mahdollistavat uusia työtapoja ja tekemisen helpottamista. Termi ohjelmistorobotti ei ole niitä arkipäiväisempiä ja käyttöliittymäkin on yleensä jätetty ammattilaisille. Mutta entä jos Office 365 tarjoaa toimintoja, joilla käytännössä kuka tahansa käyttäjä voi varsin helposti automatisoida asioita tai luoda käyttöliittymiä?

Flow ja PowerApps todellakin sisältyvät yritystason Office 365 -tilauksiin ja on ylläpidon valinta, annetaanko tavallisten käyttäjien hyödyntää niitä. Perustilauksilla mahdollistuu peruskäyttö ja lisätilauksia tarvitaan, kun käyttö kasvaa suureksi.

 

Flow – enemmän kuin SharePointin työnkulku

Flow on siis verrattavissa SharePointin työnkulkuun (workflow) ja sillä nimellä niistä useimpia kutsutaankin. Ne ovat kuitenkin laajempia kuin SharePoint, sillä ns. liittimien (Connector) avulla ne voivat lukea tai hyödyntää monenlaisia lähteitä ja kohteita, muutakin kuin SharePointia tai sähköpostia.

Flow’n perusidea on toiminto, joka käynnistyy jostain käynnistimestä (trigger). Käynnistin tai toiminto voi olla Offce 365:ssä, myös SharePointissa eli eli se voi olla tiedoston luominen johonkin tiettyyn paikkaan tai sähköpostiviestin saapuminen tai lähettäminen.

Mutta käynnistin tai toiminto voi siis olla myös täysin Office 365:n ulkopuolella, yrityksen tietokannassa tai vaikka Twitterissä!

Helpoiten Flow’n tekee valmiista mallista (template). Satojen mallien joukossa on tarjolla on esim. kaikkien sähköpostin liitteiden tallentaminen OneDrive for Businessin tiettyyn kansioon. Pari napsautusta ja näin tapahtuu siitä lähtien. Eli tarkkana pitää olla, sillä oletuksena Flow luo uuden kansion OneDrive’iin ja laittaa sinne kaikkien viestien kaikki liitteet. Onneksi ne jäävät myös viesteihin.

Kohtuullisella määrällä hiiren napsautuksia tuo oletustoiminto voidaan muuttaa sellaiseksi, että se tallentaa vain osoitteesta vr.fi tulevat viestit, joiden aiheessa lukee ”Tilausvahvistus”, kansioon, johon haluat tallentaa matkalaskuihin tarvittavat liitteet. Et ehkä halua tviitata ostamastasi uudesta junalipusta, mutta sekin siis olisi mahdollista!

 

PowerApps – olennaiset tiedot kännykkääsi, näkyville ja käytettäväksi

PowerAppsillä ei sinänsä ole mitään tekemistä Flow’n kanssa, paitsi että ne siis molemmat toimivat Office 365:ssä, ovat helposti hyödynnettävissä, aloitetaan helpoiten käyttämällä valmiita malleja – ja PowerApps voi aloittaa Flow’n eli työnkulun!

PowerAppsillä tehdään ja käytetää sovelluksia (app). Sovellus on olennaisesti käyttöliittymä ja hyödyllisimmillään silloin, kun mobiililaitteessa on PowerApps-sovellus. Nimittäin kun PowerApps-ympäristössä on luotu sovellus ja puhelimen PowerApps-sovellus kirjautuu Office 365 -tilillä, niin sen jälkeen sovellusta voi käyttää puhelimesta.

No, mitä sillä sovelluksella voi tehdä? Ehkä yksinkertainen tarve voisi olla nähdä tai jopa käsitellä puhelimessa SharePoint-luettelon sisältöä. Sen tekeminen onkin helppo aloittaa suoraan SharePointista ja taas puolen tusinan napsautuksen jälkeen voit puhelimellasi selata tai muokata SharePoint-luettelon sisältöä!

PowerAppsissä ei malleja ole vielä ainakaan syyskuussa 2018 satoja, vaan 25, mutta mitä luultavimmin sielläkin tarjonta tulee kasvamaan.

 

No onnistuuko Flow tai PowerAppsin hyödyntäminen noin vain?

Kyllä. Koska molemmissa toiminnoissa on mahdollista käyttää valmiita malleja, niin toimivat ratkaisut voivat todellakin olla ihan parin hiiren napsautuksen päässä.

Molemmat toiminnot myös tiedostavat nykyisen tilanteen ja elämänmenon, joten suoraan käyttöliittymän sisältä on tarjolla ohjattua oppimista, keskustelupalstaa, blogia ja päivittyvää dokumentaatiota.

Jos esimerkiksi haluat oppia Flow’n hyödyntämisen perusasiat, tarjolla on kymmenen videota, yhteensä puolitoista tuntia katsottavaa.

Sovelton intensiivikoulutuksissa olemme kolmessa tunnissa tehneet työnkulkuja koulutusympäristöön, keskustelleet niistä, tehneet PowerAppsejä seuraavat kolme tuntia ja keskustelleet niistä, mutta kyllähän nämäkin taidot ovat sellaisia, jotka vaativat enemmän harjoittelua. Eikä yhdessä päivässä aivan kaikkia ominaisuuksia ehdi edes lukea ääneen – vaikka perushallinta onkin helppoa.

Vielä vaativammaksi – ja järkevämmäksi – tällaisten mahdollisuuksien hyödyntäminen tietenkin käy, kun jokainen ei askartele yksikseen, vaan katsotaan organisaation tarpeita, luodaan työnkulkuja ja käyttöliittymiä ja tarjotaan ne käyttäjille valmiina. Jostain sekin on aloitettava, joten siitä vaan tutustumaan ja oppimaan!

 

Lisää aiheesta:

Työkalut pääset opettelemaan kunnolla Antin kurssilla Flow ja PowerApps – ilmoittaudu mukaan

Microsoftin Youtube-videot aiheista: Introduction to Microsoft Flow ja Wellcome to PowerApps