Ulkoasiainministeriö kesytti kiireen

Sovelto järjesti ulkoasiainministeriössä 2011 ajankäyttökoulutusta osana ministeriön omaa Johtamisfoorumia. Koulutusten taustalla oli huoli työntekijöiden jaksamisesta. Osalla virkamiehistä oli kertynyt muhkeita liukumasaldojen ylityksiä.

Koulutus näytti, miten sähköpostiohjelma voi tukea tehokasta ajankäyttöä. Erityisenä painopisteenä oli oikean ajankäytön suunnittelu ja itsensä johtaminen, mikä taas johtaa oman työn kehittämiseen. Näin tärkeille asioille löytyy paremmin aikaa.

Koulutukseen osallistuneet ministeriön virkamiehet arvioivat koulutuksessa opittujen tehokkaampien työtapojen säästävän keskimäärin 85 minuuttia työaikaa viikoittain. Vuositasolla tämä vastaa yli kahdeksan kokonaisen työpäivän ajansäästöä per henkilö.

Ongelmana ei ole aika vaan se, miten sitä hallitsee omalla ajattelulla ja ajankäytöllä.

”Suurin hyöty oli saada tukea omalle työskentelylle ja käytännön vinkkejä ajan hallinnasta. Paras ohje oli tehdä 20 % tehtävistä perusteellisesti hyvin ja loput riittävän hyvin. Aikapaineessa tämä on oiva vinkki siitä, mihin kannattaa panostaa.”

”Hihoihin tarttuvat muistilaput ovat vaihtuneet sähköisten kalenteritoimintojen käyttöön, joissa muistutukset ja tehtävien vaiheen seuranta ja tehtytoiminto.”

”Sähköpostiohjelman perustoiminnot, kuten kalenteri- ja tehtävätoiminnot ovat nyt tehokkaammassa käytössä. Etukäteissuunnittelu ryhdittää työtehtävät ja helpottaa ryhtymistä, kun tehtävälle on varattu tietty aika.”

”Pyrin delegoimaan enemmän ja selvemmin. Koetan luopua siitä, että lykkään asioiden aloittamista.”

 

ulkoasiainministeriö