Osaaminen ratkaisee

Miten MS Project ja projekti saadaan toimimaan yhdessä?

Microsoft Project eli tuttavallisesti usein MS Project on varmaankin yleisimmin käytetty projektinhallintaohjelmisto. Siitä on myös ehkä eniten huonoja käyttökokemuksia. Tilanne voisi olla toisinkin. Project on hyvä työkalu, opeteltavissa oleva ohjelmisto siinä kuin mikä tahansa muukin.

Mitä Projectilla voi tehdä?

Projektinhallintaohjelmistoja voi hyödyntää hyvin monella eri tavalla ja tasolla. Missään nimessä ei kannata muuttaa toimivia projektikäytäntöjä sen vuoksi, että ohjelmassa on joku ominaisuus.

Yksinkertaisimmillaan Project soveltuu ”aikataulun piirtämiseen” ja monipuolisimmillaan sillä voidaan analysoida projektihankkeiden kannattavuutta ja tehdä projektisalkun seurantaa:

  • aikataulu ja sen yhteys kalenteriin, esimerkiksi lomat ja vapaapäivät
  • ketterät aikataulumuutokset: siirrä projekti toiseen ajankohtaan, muuta yhtä tehtävää linkitys siirtää muiden tehtävien ajankohtaa muutosten mukaisesti jne.
  • muuttuneen aikataulun vertaaminen alkuperäiseen aikatauluun
  • toteutumien merkitseminen ja seuraaminen
  • resurssien hyödyntäminen: kuka tekee mitä ja milloin, mikä on varaustilanne, paljonko syntyy työtunteja
  • kustannukset: resurssikustannukset ja tehtäväkohtaiset kustannukset; alkuperäiset, muuttuneet ja jäljellä olevat
  • useiden projektien tai pää- ja aliprojektien suunnittelu, toteutus ja seuranta sekä yhteinen resurssivaranto: yksinkertaisessa tapauksessa linkittämällä tiedostoja ja monipuolisemmin Project Server- tai Online-ratkaisulla
  • monipuoliset numeeriset ja visuaaliset raportit projektin suunnittelun ja toteutuksen aikana.

Yllä esimerkkejä Projectilla hallittavissa olevista asioista. Tavallisestihan esimerkiksi tuntien ja kustannusten varsinaiseen seurantaan on olemassa joku muukin järjestelmä, mutta jos niitä kuitenkin suunnitellaan projektiin liittyen ja halutaan karkeita arvioita projektin edetessäkin, on niiden huomioiminen usein tehokasta.

Mitkä ovat tavallisimpia ongelmia Projectin käytössä?

Jos kerran ohjelma on OK ja käyttäjällä on paljon mahdollisuuksia, niin miksi Projectista on sitten huonoja kokemuksia?

Syyt huonoihin kokemuksiin voi ryhmitellä neljän pääotsikon alle:

projektin tasot

Project ja omat projektinhallinnan tarpeet
  • Project on otettu käyttöön miettimättä sen enempää omia tarpeita projektinhallintaohjelmiston suhteen eikä se silloin vastaa kovinkaan moneen tarpeeseen.
Project-ohjelmiston ominaisuudet
  • Project on otettu käyttöön, mutta ohjelman ominaisuuksia ei oikeastaan tunneta ja käyttötilanteissa tulee yllätyksiä.
Projectia ei ole mukautettu omia tarpeita vastaavaksi
  • Project on otettu käyttöön ja sitä käytetään sellaisena kuin se on asentamisen jälkeen, mukauttamatta sitä lainkaan omiin tarpeisiin ja käyttö tuntuu kömpelöltä.
Käytössä on monta järjestelmää projektitiedon hallintaan
  • Project on otettu käyttöön, mutta omat tai yhteistyötahojen käytännöt vaativat muitakin toimenpiteitä, jolloin ”kahden kirjanpidon järjestelmä” tuntuu hankalalta ja edut jäävät hyödyntämättä.

Aika vähän enää näkee ajatusta, että projektitoiminta muuttuisi toisenlaiseksi, kun otetaan käyttöön tietojen tallentamiseen, suunnitteluun ja raportointiin tarkoitettu työkaluohjelma.

 

Miten Project-ongelmat saa ratkaistua?

Miten ottaa Project käyttöön

Omat tarpeet ja tavoitteet: omaa työtä tarvitaan

Projektipäällikkö, projektitiimi tai projektitoimisto (PMO) osaa itse määritellä omat tavoitteensa ja tarpeensa projektien hallinnan ja siihen liittyvän projektitiedon suhteen.

Project-osaaminen: ohjelman ominaisuuksiin pitää ainakin tutustua

Jonkun organisaatiosta tai ainakin ulkoisen konsultin tulee tuntea Project niin hyvin, että tietää sen tarjoamat mahdollisuudet.

Lukuisista ominaisuuksista tulee ottaa käyttöön vain hyödylliset.

Helppokäyttöisyys ja tavoitteiden saavuttaminen: Projectin ominaisuuksia kannattaa mukauttaa

Projectia kannattaa mukauttaa organisaation projektitiedon hallinnan tarpeisiin: yhtenäiset mallitiedostot, omat näkymät, kalenterit, raportit jne. tekevät projektien aloittamisesta ja hallinnasta helppoa ja yhdenmukaista.

Hyvät käytännöt kaikille: Projectin käyttöä kannattaa ohjeistaa

Projectin käytöstä kannattaa tehdä kevyt ohjeistus. Se tukee käyttöä ja yhteisiä käytäntöjä.

Ota Sovelton kokemus ja taidot käyttöön!

Sovelto tarjoaa koulutusta, konsultointia ja toiminnallisia malliratkaisuja, jotta sinun olisi helppo käyttää Projectia ja hoitaa sitä varsinaista asiaa, omia projektejasi.

Project-peruskurssi

Tämä on tarkoitettu laajaksi peruspaketiksi Projectin käyttäjälle ja käytön suunnittelijalle. Kahden päivän koulutus antaa eniten tilanteessa, missä Projectin käytölle ei vielä ole sovittu käytäntöjä tai muusta syystä halutaan tutustua aiheeseen syvällisesti. Useiden kokemusten mukaan näitä asioita ei pysty omaksumaan yhdessä päivässä ja kahteen päivään mahtuu hyvin myös tekemisaikaa, mahdollisuuksia ominaisuuksien testaamiseen, sisäistämiseen ja valintojen tekemiseen.

Kun omat tarpeet on selvitetty ja niihin perustuvat ominaisuuksien valinnat ja mukautukset on tehty, silloin yksi päivä riittää saamaan projektipäällikön osaamisen kuntoon. Kannattaa kysyä asiakaskohtaista ratkaisua.

Project-kurssi projektipäällikölle 2 pv »

Sovelto järjestää myös Microsoft Official Curriculumin (MOC) mukaista koulutusta, joka vastaa sisällöltään suurelta osin Sovelton peruskurssia, mutta koulutuksessa käytetään materiaalina sähköistä, englanninkielistä materiaalia ja koulutuksen voi myös maksaa ns. SA-seteleillä. Tämä koulutus on myös helppo saada englanninkielisenä toteutuksena.

55054A Mastering Microsoft Project 2013, 3 pv »

Projectin mukauttaminen

Mukauttaminen on aina tilannekohtaista ja silloin työtä voidaan myös jakaa asiakkaan ja Sovelton konsultin välillä: esimerkiksi workshop 1 pv tai workshop 0,5 pv + Sovelton ratkaisutyö 0,5 pv.

Mukauttaminen on olennainen osa Projectin järkevää käyttöä, joten tätä ei kannata sivuuttaa. Samalla syntyy kevyt ohjeistus organisaation omaan käyttöön helpottamaan Projectin yhdenmukaista käyttöä.

Project-workshop – Mukauta Project vastaamaan omia tarpeitasi, 1 pv »

Jos projektikäytännöt ovat muuten kunnossa, mutta voisit kaivata parempia raportointikäytäntöjä suoraan projektisuunnitelmasta, niin Project on jo pitkään tarjonnut siihenkin mahdollisuuksia ja uusimmissa versioissa ne ovat vain parantuneet. Raportointi Vision tai Excelin avulla edellyttää tietenkin niiden perusominaisuuksien – ja Excelissä pivot-raporttien – ominaisuuksien tuntemista.

Project ja visuaalinen raportointi 1 pv »

Project Server ja Project Online

Projektinhallinnan haasteet liittyvät harvoin siihen, että on vain yksi projekti, johon osallistuvat eivät tee mitään muita projekteja. Tavallisesti kyse on nimenomaan useiden projektien hallinnasta ja etenkin useissa projekteissa olevien samojen resurssien käytön hallinnasta.

Microsoftin varsinainen ratkaisu moniprojektiympäristön hallintaan on Project Server, jota tarjotaan nyt myös Office365:n mukana Project Online -palveluna. Project Online on hyvä lisä, sillä Project Serverin asentaminen, ylläpitäminen ja varsinkin määrittäminen on ihan oma lajinsa. Project Online’ia käytettäessä asentaminen poistuu ja määrittäminenkin on vähän helpompaa. Kuitenkaan pelkkä IT-osasto ei voi tehdä määrityksiä, sillä vain projektipäälliköt, projektitiimi tai projektitoimisto voivat tietää tarpeet.

Project Online tarjoaa myös web-liittymän projektitietoihin, mutta varsinainen projektien hallinta tapahtuu edelleenkin Project-ohjelmalla ja nimenomaan sen Professional-versiolla. Siten Project-asiakasohjelman osaaminen, tiedostojen mukautustyö jne. ovat tarpeen myös palvelinympäristössä toimittaessa.