Sähköpostin viemä ja tuoma aika

Sähköpostin viemä ja tuoma aika

Outlook säästää aikaa – vai vie aikaa?

Uudet ryhmätyöohjelmistot ovat muuttaneet viestintää ja työntekoa organisaatioiden sisällä ja jopa niiden välillä, mutta kyllä se sähköposti on edelleenkin keskeinen työkalu monille meistä.

Kun sähköpostiin vielä liittyy kalenteri ja mahdollisesti tehtävien hallinta, niin onhan se totta, että Outlookia tulee käytettyä todella paljon. Paljon se säästää aikaa, mutta myös vaatii sitä.

Miksi sähköposti vie aikaa?

No, sähköpostiviestejä edelleenkin tulee useimmille liikaa. Siellä on mukana mainosviestejä ja keskustelua, joita meidän ei oikeastaan tarvitsisi edes nähdä tai ne keskustelut olisi paljon parempi käydä jossain muussa paikassa tai toisella välineellä.

Liialliseen sähköpostiin voi olla keinoja, joita voimme itse soveltaa:

  • roskapostisuodatus
  • säännöillä lajitteleminen

Sähköposti vie myös aikaa, koska se on keskeinen väline ja sinne palataan ja asioiden löytäminen tai käsitteleminen vie aikaa. Joskus apua voi löytyä taas ohjelman ominaisuuksista:

  • viestien lajitteleminen kansioihin
  • viestien liputtaminen tehtäviksi
  • viestien luokitteleminen
  • useidenkin pikkuasioiden hoitaminen pikatoimintojen avulla kerralla

Olennaista on kuitenkin pitää ”sähköposti siistinä”, poistaa kaikki mitä voi ja hieman hoitaa sitä, pitää tehtävämerkinnät ja luokittelut ajankohtaisina. Niinsanottu Inbox Zero eli saapuneiden kansion pitäminen tyhjänä ei myöskään ole lainkaan huono idea – jos se sopii omaan persoonallisuuteen ja työtapoihin.

Kaikki on kalenterissa?

Elämä on kiireistä ja vaihtelevaa, joten asiat pitää kirjata kalenteriin. Voiko sitä jotenkin tehostaa?

  • raahaa suoraan kalenteriin viestit, jotka eivät ole varsinaisia kalenterikutsuja
  • varaa asioille aikaa kalenterissa, mutta muista missä muodossa muut käyttäjät näkevät sen

Tehostaisinko tehtävien käyttöä?

Varmaan kaikilla on jossain tehtävälistoja, asioita, jotka pitää tehdä. Niiden ongelma on se, että niitä on joskus liian monessa paikassa ja melkein tarvittaisiin lista kertomaan, mistä listasta löytyvät mitkäkin asiat.

Jos Outlook tuntuu sopivalta välineeltä tehtävien hallintaan, on paljon, mitä voi tehdä, jotta se on kätevämpää ja tehokkaampaa.

  • liputa viestit tehtäviksi
  • luokittele tehtävät prioriteettien mukaan
  • tee näkymä, jossa luokiteltuja tehtäviä on helppo käsitellä

Jos Outlookin käytön tehostamiseen käyttää jonkin verran aikaa, se voi maksaa itsensä takaisin hyvinkin lyhyessä ajassa. Eikä kyse ole vain ajansäästöstä, vaan myös asioiden tekemisestä järkevästi ja tavalla, joka vaatii mahdollisimman vähän muistamista ja tekemistä.

 

Lisää aiheesta esimerkiksi näissä Sovelton koulutuksissa: