Skypestä Teamsiin – miten se tehdään?

Skypestä Teamsiin – miten se tehdään?

Monessa organisaatiossa mietitään tällä hetkellä, miten ja milloin tutusta ja turvallisesta Skypestä siirrytään käyttämään Microsoft Teamsia. Sinällään takaraja siirtymiselle on jo asetettu, sillä Microsoft on ilmoittanut, että Skype for Business sulkeutuu heinäkuun lopussa ensi vuonna 2021. Organisaatioita kuitenkin mietityttää ennen kaikkea miksi siirtyminen pitää tai kannattaa tehdä. Tästä lähdin ottamaan selvää Sovelton kouluttajalta Teemu Ahlströmiltä, joka auttaa organisaatioita tietotyön tehostamisessa ja uusien työtapojen käyttöönotossa.

Mikä muuttuu siirryttäessä Skypestä Teamsiin?

“Mistä siis oikein on nyt kyse, Teemu Ahlström?” Kyse tuntuu usein olevan siitä, että organisaatiot kokevat muutoksen isona, vaikka vastaavia muutoksia on ollut jo aiemminkin pariinkin otteeseen, ensin on siirrytty OCS:stä Lynciin ja siitä edelleen Skypeen. Nyt kyse on tavallaan vastaavasta siirtymästä mutta tällä kertaa sovellus tuo mukanaan myös paljon muita ominaisuuksia kuin pelkät etäpalaverit tai sessiokohtaiset keskustelut. Tämä on iso muutos, joka mahdollistaa tällä kertaa paljon uusia toimintatapoja ja tukee työn muutosta yhdessä tekemiseen ja yhä liikkuvampaan työhön.

Teams tuo mukanaan koko joukon työkaluja yhteistyöhön, kommunikaatioon ja projektityöhön.

Sovellus itsessään siis muuttuu hyvin vähän mutta sen avulla käytävä kommunikaatio ja viestintä on pysyväisaikaisempaa, jolloin myös käyttökokemus on hiukan erilainen. Käytännössä tämä tarkoittaa sitä, että tulevaan Teams-kokoukseen liittyvää keskustelua voidaan käydä jo etukäteen ja keskustelu on käytössä myös kokouksen aikana ja löydettävissä helposti myös kokouksen jälkeen. Tai ryhmäkeskustelujen osalta koko keskustelu on näkyvissä kaikille keskusteluun jossain vaiheessa osallistuville, eikä vain siitä hetkestä, kun on liittynyt keskusteluun. Teams siis tukee ryhmätyötä ja kommunikaatiota tehokkaammin kuin Skype sessiokohtaisena ratkaisuna pystyi tarjoamaan.

Miten Teamsin käyttöönotossa kannattaa edetä?

Haaste yritykselle tai organisaatiolle on usein se, miten perustellaan käyttäjille uuden työkalun käyttöönotto ja siitä saatavat hyödyt. Käyttäjän ensimmäinen kysymys onkin usein: “Miksi minun pitäisi siirtyä tai opetella taas uusi työkalu, kun vanha tapakin on täysin toimiva?”. Teemun vinkki siirtymistä suunnitteleville organisaatioille onkin, että kannattaa ensimmäisenä kirkastaa itselleen ja työntekijöille, miksi Teams ollaan ottamassa käyttöön ja mitä hyötyjä sen käyttöönotosta on tarkoitus saada. Haluammeko esimerkiksi tarjota mahdollisuuden tehdä työtä joustavammin mistä tahansa tai vähentää kuormittavan sähköpostin määrää? Näistä konkreettisista asioista syntyy selkeä syy lähteä hyödyntämään uutta ratkaisua ja myös asetetut tavoitteet saavutetaan nopeammin.

Kannattaa ensimmäisenä kirkastaa itselleen ja työntekijöille, miksi Teams ollaan ottamassa käyttöön ja mitä hyötyjä sen käyttöönotosta on tarkoitus saada.

Teams tarjoaa joka tapauksessa paljon enemmän työkaluja yhteistyöhön, kommunikaatioon ja projektityöhön kuin Skype. Organisaatio voi hyvin valita tavoitteeksi jonkin näistä Teemun TOP5 Teamsin tarjoamista toiminnoista.

Teamsin TOP5 poiminnat:

  1. Pois sähköpostista ja siirtyminen tiimeihin
  2. Työpöytäsovelluksen ja kännykän yhteispelin hyödyntäminen
  3. Tiedostojen tuonti yhteen paikkaan, jossa kaikki pääsevät lukemaan ja muokkaamaan
  4. Tiedostojen ja keskustelujen integroituvuus O365 sovellusten kanssa – kaikki voidaan hoitaa Teamsissa
  5. Tiimien tehtävienhallinta ja Planner toiminnallisuuden hyödyntäminen

Rohkeasti liikkeelle selkeät tavoitteet asetettuna

Siirtymä Skypesta Teamsiin ei ole lopulta yhtään sen vaikeampi teknisesti kuin aikaisemmatkaan siirtymät. Nyt tarjolla on kuitenkin koko joukko uusia toiminnallisuuksia, joiden tuoma hyöty kannattaa ehdottomasti arvioida oman organisaation näkökulmasta. Konkreettisena askeleena tavoitteiden asentamisen jälkeen Teemu vinkkaa, että kaikille käyttäjille asennetaan työpöytäsovellus, jolloin kaikki tieto on jatkuvasti näkyvillä. Ja lähdetään rohkeasti ja määrätietoisesti rakentamaan uutta tapaa toimia. “Keskeistä on kuitenkin asettaa tavoitteet ja lähteä kulkemaan niitä kohti, ei vain asentaa uutta teknistä ratkaisua”, Teemu kiteyttää vielä lopuksi.