Sovelto Otavan työtapamuutoksen tukena

Sovelto Otavan työtapamuutoksen tukena

Yleisen työkulttuurin murroksen, tulevan toimitilavaihdoksen sekä Microsoft Teamsin suomien uusien mahdollisuuksien myötä Otavalla päätettiin käynnistää organisaation toimintatapojen muutos. Monialaisen konsernin yksittäisten työntekijöiden toimenkuvat edellyttävät varsin erilaisten työkalujen käyttöä, joten työkulttuurin muutosprojekti vaati HR-ryhmän sekä IT:n yhteistyötä. Avuksi muutoksen toimeenpanoon valikoitui Sovelto.

Työkulttuurin uudistaminen käynnistettiin työtavat edellä

Otavan sisällä muutosta on valmisteltu jo pitkälti toista vuotta. ”Emme tahtoneet lähteä työkalut edellä, vaan jalkauttaa uudet työtavat mahdollisimman hyvin henkilöstömme arkeen”, toteaa tietohallintojohtaja Maarit Laakkonen. ”Uuden teknologian avulla voimme mahdollistaa nykyaikaiset työtavat sekä käytössä olevien menetelmien uudistamisen sekä tietyltä osin säilymisen halutulla tasolla”, hän jatkaa. Henkilöstö- ja taloushallintojohtaja Anne Mantila on samoilla linjoilla. ”Ymmärsimme jo varhaisessa vaiheessa, että tarvitsimme kytköksen IT- ja HR-ryhmien välille. Muodostimme ryhmän, joka alkoi viedä prosessia eteenpäin”, Mantila kiteyttää. Sitoutunut tiimi oli muutoksen käynnistymisen kannalta ydintekijä. Kun muutostarpeen suuntaviivat olivat selvillä, tarvittiin kumppani, joka voisi auttaa muutoksen jalkauttamisessa organisaation arkeen.

Kuten työelämässä yleensä, myös Otavan toimiala on tekemisen tapojen osalta suuressa murroksessa. Mantilan mukaan Otavalle nimenomaan uusien asioiden kytkeminen O365-maailmaan sekä monitila-elementtien edistäminen ovat isossa roolissa työkulttuurin muuttamisessa. ”Meillä yksittäinen toimija voi olla esimerkiksi toimittaja tai myymälässä työskentelevä henkilö. Tarpeet ja kokemuspohjat ovat hyvin erilaisia, mutta Teamsin käyttö sekä muut modernit työtavat voivat auttaa ratkaisujen oivaltamisessa sovellusten käyttötaidoista riippumatta”, Mantila summaa. Laakkonen täsmentää, että aiemmin erilaisia palveluita on ollut käytössä runsaasti, mutta Teamsin tulo on kypsyttänyt O365-ympäristöä valmiimmaksi koko konsernin käyttöön. Teknologialähtöisten kumppaneiden sijaan Otava etsi kouluttajakumppania, joka toimii ratkaisu edellä. Siksi päädyttiin Soveltoon.

Kokonaiskuvan laajentaminen ja ymmärrys mahdollistavat muutoksen

Projektiin osallistuneita henkilöitä haettiin Otavan sisäisellä haulla. Tähtipelaajiksi nimetyiltä henkilöiltä odotettiin mielenkiintoa työkulttuurin muutosta sekä uusia työvälineitä kohtaan. Koko kevään kestäneeseen systemaattiseen haettiin alun perin kolmeakymmentä Tähtipelaajaa, mutta lopulta osallistujia olikin 80. ”Emme tahtoneet karsia ryhmää, vaan kaikki sitoutuneet ja innostuneet pääsivät mukaan”, Laakkonen toteaa. Mantilan mukaan matkan varrella järjestettiin myös johdolle esityksiä ja tilannekatsauksia, jolloin informaation kulku organisaation sisällä parantui.

Suuren Tähtipelaajaryhmän aikataulujen sovittaminen tuntui aluksi haastavalta, mutta Sovelto tarjosi toimivia ideoita ja malleja koulutuksen joustavaan ja tehokkaaseen toteuttamiseen. Halukkuutta osaamisen ja yhteisöllisyyden kehittämiseen löytyi ensi metreiltä alkaen. ”Tähtipelaajat lähtivät mukaan erittäin uteliaina ja halukkaina oppimaan”, Laakkonen kertoo. Osallistujat olivat innostuneita myös valmennuksen jälkeen. He valmistelivat koulutuksen päätteeksi omat pilottiprojektit, joita lähtivät viemään eteenpäin. Edistystä on käyty läpi säännöllisissä tapaamisissa sekä webinaareissa, joita on järjestetty Sovelton kanssa. ”Olemme tavoitelleet Teamsin avulla koko ryhmän kattavan yhteisöllisyyden säilyttämistä”, Mantila kertoo. Oma-aloitteiset ja innokkaat tähtipelaajat ovat pitäneet projektin aktiivisena.

Laakkosen mielestä on tärkeää, että Otava päätti toteuttaa muutoksen jo nyt. ”Teams kehittyy koko ajan, ja uusiin työtapoihin sopeutuminen ottaa oman aikansa. Nyt meillä on valmiudet ottaa Teamsin jatkuvasti kehittyvät ominaisuudet vastaan ja integroida ne välittömästi osaksi työarkeamme”, hän täsmentää. Mantilan mielestä koko prosessi oli tärkeä suunnannäyttäjä sille, kuinka erilaisia liiketoiminnan alueita sisältävässä organisaatiossa voidaan läpi viedä näinkin kattava muutos. ”Tämän suuruisissa projekteissa ei koskaan ole vain yhtä tiettyä tarvetta, vaan mallinnuksia täytyy lokalisoida liiketoiminta-alueittain”, hän toteaa. Laakkonen lisää, että keskeinen onnistumisen edellytys on tiivis yhteistyö valmentajakumppanin kanssa.

Lopuksi Mantila toteaa, että projekti osoitti, kuinka tärkeää on myös antaa tilaa kokonaiskuvalle ja ymmärtää toisten toimintatapoja. Laakkonen on samaa mieltä: ”Aluksi jotkut osallistujat ihmettelivät, miksi heidän tulisi olla kiinnostuneita siitä, mitä toiset tekevät. Mutta hyvin pian kaikki olivat yhtä mieltä siitä, että ideoiden jakaminen on innostavaa, ja muiden oivalluksista sai erittäin paljon hyötyä myös omaan tekemiseen.”

Valmennusohjelma:

“Office 365 ja toimintakulttuurin muutos” -valmennus organisaatiollesi

Nopeasti vauhtiin:

Office 365:n tehokas käyttö

Tehokkaiden tiimien työkalupakki – Teams

Jätä tarjouspyyntö »

Katso Otavan työtapamuutosohjelma pähkinänkuoressa: