Sovelto päivitti Oulun yliopiston tietohallinnon Office 365 -osaamisen

Sovelto päivitti Oulun yliopiston tietohallinnon Office 365 -osaamisen

Tietohallinnon rooli uusien työnteon tapojen kehittäjänä on erittäin merkittävä, sillä vaatimukset muuttuvat kiihtyvän teknologia- ja menetelmäkehityksen mukana. Microsoft Office 365 mahdollistaa monenlaisia uusia työtapoja, mutta sen käyttöönotto edellyttää osaamisen päivittämistä.

Kun koulutustarve ilmeni, Soveltoa suositeltiin

Office 365 kasvaa jatkuvasti, ja se pyrkii kehittymään yhä paremmin tietotyöläisten arkea tukevaksi. Riippumattomuus ajasta, sijainnista ja päätelaitteesta sekä tiedon jakamisen, henkilöstön osallistamisen ja oman työn hallinnan työkalut on räätälöity nykypäivän työyhteisöjen tarpeiden mukaan.

Oulun yliopiston tietohallinnon IT-palveluista vastaava palvelupäällikkö Janne Suokas kertoo, että kun tarve uusien käyttötapojen valmennukselle ilmeni, hän oli ensin yhteydessä muihin korkeakouluihin. Niistä useammassa nousi esille Sovelton nimi. ”Minun tehtäväalueeni on lähitukipalveluissa, koneiden hankinnoissa sekä toimituksissa. Niiden tiimoilta osallistun myös kehityshankkeisiin. Tarvitsimme tehokkaan ja luotettavan kumppanin O365:n käyttöönottoon, ja suositusten perusteella päädyimme Soveltoon. Saimme kattavan, päivän mittaisen koulutuksen paikan päällä sekä käyttöaikaa Sovelton palveluihin”, Suokas kertoo.

Oikeiden O365-välineiden valinta kasvattaa työtehokkuutta

Uusiin tietotyövälineisiin tutustuminen vaatii oikein kohdistettua koulutusta. Yhteistyön suurimpana tavoitteena oli se, että tietohallinnon tukipalvelua käyttäville henkilöille voitaisiin tarjota mahdollisimman kattava osaaminen niistä Office 365:n ominaisuuksista, joita he työssään tarvitsevat. ”Tahdoimme rajata käsiteltävät työkalut ainoastaan niihin, joita todella käytetään. Näin oli mahdollista käsitellä niiden tarjoamia mahdollisuuksia muutenkin kuin vain otsikkotasolla”, Suokas kuvailee. Taustalla oli myös heikompia kokemuksia ulkopuolisista kumppaneista. Koulutuksen suurimpana tavoitteena olikin lisätä tietoisuutta Office 365:n tärkeimmistä työkaluista. Työntekijöiltä oli tullut viestiä, että välineet eivät olleet hallussa niin hyvin, kuin olisi ollut työtehon kannalta ihanteellista.

Tulevaisuuden suurimmat haasteet liittyvät Suokkaan mukaan Teams-palvelun käyttöön. ”Skype on ollut meillä kovassa käytössä, ja nyt kun se tulee osaksi Teamsia, on uudet työkalut saatava tutuiksi”, hän kertoo. Seuraavaksi voisi olla tarpeen sisällyttää koulutukseen myös joitakin erilaisia tulokulmia O365:n käyttöön, sillä sen mahdollisuudet ovat niin laajat.

Kaiken kaikkiaan Suokas oli tyytyväinen yhteistyön sisältöön. ”Kouluttaja oli huumorintajuinen ja ymmärsi meidän ongelmiamme. Ihmiset jaksoivat innostua ja pysyä keskittyneinä loppuun asti, kun koulutuksen yksityiskohdat oli räätälöity palvelemaan nimenomaan meidän tarpeitamme ja toimintatapojamme”, Suokas kiteyttää lopuksi.