Talutatko pyörää juosten? – Hyppää O365:n kyytiin

Talutatko pyörää juosten? – Hyppää O365:n kyytiin

Nyt on hyvä hetki pysähtyä ja nousta pyörän selkään. Älä suostu enää tuhlaamaan energiaasi ja aikaasi pinttyneisiin ja kuluttaviin työtapoihin. Kyseenalaista nekin tavat, jotka olivat ihan käypiä silloin, kun riitti verkkainen pyöräilyvauhti. Modernit työvälineet ovat kehittyneet ja kehittyvät koko ajan niin kovaa tahtia, että ei toisaalta ihme, että moni juoksee pyöränsä vieressä. Aikaa kuluu tiedostojen etsimiseen ja laatimiseen, vaikka voisitte yhdessä kollegoiden kanssa hyödyntää yhteistä tiedostonhallintaa ja sopia selkeistä yhteistyökuvioista. Mitä isompi organisaatio, sen tärkeämpää, että tiedonjakaminen on selkeää ja avointa. Mikäli näin ei ole, toimintatavat eroavat liikaa ja niin yksilöä kuin koko organisaatiota palveleva yhteistyö vaikeutuu. Kukaan ei voi olla niin kiireinen, ettei ehtisi helpottaa omaa työtään.

Polkuvoimaa

Tunnetko tietotyöläisen oivat työkalut Office 365:ssä? Tiedätkö niiden käyttömahdollisuudet ja osaatko hyödyntää niitä? Tsekkaapa hetimmiten portaalistasi ainakin OneNote, Teams ja Sway. OneNote kokoaa kaikki muistiinpanosi selkeään kansiorakenteeseen ja voit näppärästi esimerkiksi yhdistää palaverimuistiinpanot kokouskutsuun. Sway on helposti omaksuttava ja käyttäjäänsä ohjaava työkalu esitysten tekemiseen. Swaylla teet helposti näyttäviä visuaalisia esityksiä, vaikket itse olisikaan kovin visuaalinen ja esitykset toimivat hyvin myös mobiilisti. Teams puolestaan kokoaa ryhmäsi jäsenet ja kaiken tarvitsemanne tiedon yhteen käyttöliittymään. Teamsillä järjestätte etäpalaverit ja vaihdatte ajatuksia näppärästi myös mobiilissa. Aivan ehdoton on myös Office Lens, jolla napsit kuvia fläppitaulusta tai luennosta ja viet suoraan OneNote muistiinpanoihisi. Näistä on hyvä aloittaa. Yhteistyö sujuvoituu, luottamus tiimissä kasvaa, tiedonjako on helppoa ja aikaa säästyy.

Apupyörät vai sähköpyörä?

Tietotyöläisen modernit ja koko ajan kehittyvät työvälineet vapauttavat työntekijän energiaa luovuuteen ja kehittämiseen sekä mahdollistavat monenlaisen tiimi- ja projektityön myös virtuaalisesti. Työvälineiden, työn kohteen ja työyhteisön muutokset pakottavat muutoksia myös muualla työn toimintajärjestelmässä. Mahdollistaako esimerkiksi työyhteisösi säännöt ja työnjako työn kohteen mukaisen toiminnan, niin että tulosta syntyy? Oikeastaan näyttää siltä, että paljon on loppujen lopuksi kiinni työn tekijästä itsestään; kyseenalaistaako hän omia toimintatapojaan ja tiedostaako hän minkälaista osaamista hän tarvitsee. Mutta ennen kaikkea työnantajan rooli on keskeinen. Mahdollistaako työnantaja tuottavamman työn, tarjoaako tukensa ja antaako työntekijälle mahdollisuuden kehittää osaamistaan? Pysähtyminen hetkeksi pyörän vierelle kyllä palkitsee.