Office 365 dokumentinhallinta

Ymmärrystä ja työkaluja Office 365:n dokumenttikaaokseen

Office 365 tuo mukanaan useita dokumentinhallintaan osallistuvia sovelluksia. Esimerkkeinä SharePoint, Teams, OneDrive, Stream, Yammer ja Delve tarjoavat kukin oman tapansa esittää, tallentaa tai tarjota dokumentteja. Kaikki käyttäjät eivät kuitenkaan käytä kaikkia sovelluksia, mutta dokumenttien tallentaminen ja käyttö yhdessä sovelluksessa saattaa vaikuttaa myös muiden sovellusten käyttöön ja niiden tarjoamiin mahdollisuuksiin. On siis aika selvittää mitä Office 365 -ympäristöissä dokumenttien osalta tapahtuu ja mitkä ovat ne hyvät käytännöt ja sovellusten asetukset, millä dokumentit saadaan oikeasti hallintaan.

Ymmärrys Office 365 -sovelluksista

Riippuen organisaation asettamista säännöistä ja rajoituksista, saattaa Office 365 -ympäristön käyttö olla hillittyä tai todella villiä. Käyttäjät luovat tiimejä ja SharePoint-työtiloja erilaisiin tarpeisiin, jolloin dokumentteja tallentuu lukuisiin sijainteihin hallitsemattomasti. OneDrivella säilytetään omia työtiedostoja, mutta myös oman tiimin ja asiakkaiden tiedostoja. Näiden turvallinen synkronointi ja jakaminen muille pitää olla hallinnassa. Ymmärrys Office 365 -sovellusten tavasta käsitellä dokumentteja nousee avainasemaan, kun haluamme suunnitella dokumentinhallinnasta sellaista, että se on käyttäjille mielekästä ja silti hallittavissa keskitetysti. Sovellusten välinen vuorovaikutus, sisällön hyödyntäminen yli sovellusrajojen ja ennen kaikkea tietoturvallinen jakaminen käyttäjille pitää ymmärtää ja osata toteuttaa. Tässä koulutuksessa poraudumme siihen, miten dokumenttien tallentaminen eri sovelluksiin vaikuttaa niiden käytettävyyteen ja hallintaan ja miten dokumenttien hallintaa ohjataan keskitetysti koko organisaatiossa.

Koulutuksen kohderyhmä

Jos suunnittelet Office 365 -ympäristön käyttöä ja käyttötapoja, toimit tuki- tai asiantuntijatehtävissä tai muuten vaan haluat ymmärtää syvemmältä dokumentinhallintaa Office 365 -ympäristössä, niin tervetuloa mukaan! Aiempi Office 365 -sovellusten käyttökokemus on eduksi.

Koulutuksen rakenne

Tämän kaksipäiväisen koulutuksen ensimmäisenä päivänä aloitetaan lyhyesti johdannolla ja yleisillä hyvillä käytännöillä Office 365:n dokumentinhallintaan. Johdannon jälkeen suurin osa päivästä menee SharePointin dokumentinhallintaominaisuuksien käsittelyyn. Tällä luodaan pohjaa myös toisen päivän aikana käsiteltäville muille Office 365 -sovelluksille, jotka hyödyntävät SharePointin ominaisuuksia omassa dokumentinhallinnassaan. Koulutuksen tarkemmat aiheet on listattu alla.

Koulutuksen aiheet

1. päivä

Johdanto Office 365:n dokumentinhallintaan

• Dokumentinhallinnan erilaiset käytännöt eri Office 365 -sovelluksissa
• Dokumentinhallinnan erot eri sovellusten välillä ja niiden vaikutus sisällön hallintaan ja käyttäjiin
• Dokumentinhallinnan ominaisuuksien asetukset Office 365 -hallintaportaalissa
• Keskitetysti hallittu/ohjattu dokumentinhallinta vs. ”villi” käyttö
• Tyypilliset isoimmat ongelmatilanteet dokumentinhallinnassa
• Käytön valvonta ja käyttötietoraportit

SharePoint

• Tiedostokirjasto SharePointin ja Teamsin dokumentinhallinnan välineenä
  • Miten, miksi ja milloin uusi kirjasto luodaan?
  • Asiakirjojen versioinnin asetukset
  • Näkymien (Views) luominen ja hallinta kirjasto-, kansio- ja sisältötyyppikohtaisesti
  • Tiedostojen suojaaminen muutoksilta; lukitseminen vs. käyttöoikeusmääritykset
  • Perinteisen kansiorakenteen hyödyt ja haitat
  • Kirjaston tallentaminen mallina ja uuden kirjaston luominen tallennetusta mallista
• Metadatan hyödyntäminen SharePointissa ja Teamsissa
  • Johdanto metadatan merkitykseen dokumentinhallinnassa
  • Metadatasarakkeiden luominen kirjasto- ja sivustokohtaisesti
  • Metadatan kerääminen SharePoint- ja Teams-käyttäjiltä
  • Metadatan täyttäminen automaattisesti käyttäjän puolesta
  • Metadatan validointi eli kelpoisuuden tarkistaminen
  • Katsaus termijoukkojen hallintaan (Term Store)
  • Termihierarkian toteuttaminen ja hallinta
• Sisältötyypit (Content types)
  • Mikä sisältötyyppi on ja miten se ratkaisee tiedonhallintaan liittyviä ongelmia SharePointissa?
  • Sisältötyyppien luominen sivustolla
  • Sisältötyyppien käyttöönottaminen tiedostokirjastossa
  • Metadatan kerääminen sisältötyyppikohtaisesti
  • Sisältötyyppien julkaiseminen toisiin sivustokokoelmiin Content Type Hubista
• Tietojen hallintakäytännöt (Information Management Policy)

2. päivä

Teams

• Johdanto Teamsin tiedostohallintaan ja SharePoint-yhteyteen
• Kanavakohtaisten tiedostojen hallinta
• Tiedostojen siirtäminen kanavien ja tiimien välillä
• Tiedostojen synkronointi käyttäjän koneelle
• Pilvitallennustilan lisääminen kanavan tiedostoihin
• Teamsin tarjoamat dokumentinhallintatyökalut
• Siirtyminen Teamsin ja SharePointin välillä
• Käyttöoikeuksien hallinta

Käyttöoikeuksien hallinta

• Office 365- ja SharePoint-käyttäjäryhmien hallinta
• Sivusto-, kirjasto-, kansio-, tiimi- ja kanavakohtaisten käyttöoikeuksien hallinta SharePointissa ja Teamsissa
• Sisällön jakamisen salliminen ulkopuolisille käyttäjille
• Käyttöoikeuksien pahimmat ongelmakohdat ja niiden välttäminen

OneDrive

• Käyttäjän henkilökohtaisten dokumenttien hallinta OneDrivessa
• Synkronointi käyttäjän koneelle; salliminen/estäminen keskitetysti
• OneDriven oletuslevytilan hallinta
• Synkronoinnin keskeyttäminen ja ongelmatilanteet
• Sisällön jakaminen sisäisille ja ulkoisille käyttäjille käyttäjän näkökulmasta
• Ulkoisille käyttäjille jakamisen keskitetty hallinta ja asetukset OneDrive Admin Centerissä
• Käyttäjän OneDriven asetusten ja sisällön hallinta administraattoritunnuksella

Delve

• Omien viimeaikaisten dokumenttien löytäminen ja hyödyntäminen
• Muiden käyttäjien työn alla olevien dokumenttien löytäminen
• Eri sijainneissa olevien tiedostojen koostaminen samaan näkymään tauluilla (Board)

Yammer

• Dokumenttien tallentuminen Yammerissa
• SharePoint-/Teams-dokumenttien jakaminen ja linkittäminen Yammeriin
• Käyttäjän OneDriven asetusten ja sisällön hallinta administraattoritunnuksilla

Stream

• Videotiedostojen hallinta Streamissa
• Ryhmien ja kanavien luominen ja hallinta
• Videoiden lataaminen ja käyttöoikeusmääritykset
• Videoiden hyödyntäminen muissa Office 365 -sovelluksissa, (mm. SharePoint, Teams ja Yammer)
• Teams-kokousten tallenteiden hallinta Streamissa

Flow

• Lyhyt johdanto Flow:n hyödyntämiseen
• Dokumentinhallinnan rutiinien automatisointi Flow:lla (mm. dokumenttien siirto ja kopiointi Office 365 -sovellusten välillä, muistutukset yms.)

Haku

• Dokumenttien haku Office 365 -ympäristössä
• Johdanto dokumenttien hakuun vaikuttaviin asetuksiin Office 365 -ympäristössä

Avainsanat: Delve, Dokumentinhallinta, Flow, O365, Office 365, office365, OneDrive, Sharepoint, teams, tiedonhallinta, Yammer