Office 365 tuo mukanaan useita dokumentinhallintaan osallistuvia sovelluksia. Esimerkkeinä SharePoint, Teams, OneDrive, Stream, Yammer ja Delve tarjoavat kukin oman tapansa esittää, tallentaa tai tarjota dokumentteja. Kaikki käyttäjät eivät kuitenkaan käytä kaikkia sovelluksia, mutta dokumenttien tallentaminen ja käyttö yhdessä sovelluksessa saattaa vaikuttaa myös muiden sovellusten käyttöön ja niiden tarjoamiin mahdollisuuksiin. On siis aika selvittää mitä Office 365 -ympäristöissä dokumenttien osalta tapahtuu ja mitkä ovat ne hyvät käytännöt ja sovellusten asetukset, millä dokumentit saadaan oikeasti hallintaan.
Ymmärrys Office 365 -sovelluksista
Riippuen organisaation asettamista säännöistä ja rajoituksista, saattaa Office 365 -ympäristön käyttö olla hillittyä tai todella villiä. Käyttäjät luovat tiimejä ja SharePoint-työtiloja erilaisiin tarpeisiin, jolloin dokumentteja tallentuu lukuisiin sijainteihin hallitsemattomasti. OneDrivella säilytetään omia työtiedostoja, mutta myös oman tiimin ja asiakkaiden tiedostoja. Näiden turvallinen synkronointi ja jakaminen muille pitää olla hallinnassa. Ymmärrys Office 365 -sovellusten tavasta käsitellä dokumentteja nousee avainasemaan, kun haluamme suunnitella dokumentinhallinnasta sellaista, että se on käyttäjille mielekästä ja silti hallittavissa keskitetysti. Sovellusten välinen vuorovaikutus, sisällön hyödyntäminen yli sovellusrajojen ja ennen kaikkea tietoturvallinen jakaminen käyttäjille pitää ymmärtää ja osata toteuttaa. Tässä koulutuksessa poraudumme siihen, miten dokumenttien tallentaminen eri sovelluksiin vaikuttaa niiden käytettävyyteen ja hallintaan ja miten dokumenttien hallintaa ohjataan keskitetysti koko organisaatiossa.
Koulutuksen kohderyhmä
Jos suunnittelet Office 365 -ympäristön käyttöä ja käyttötapoja, toimit tuki- tai asiantuntijatehtävissä tai muuten vaan haluat ymmärtää syvemmältä dokumentinhallintaa Office 365 -ympäristössä, niin tervetuloa mukaan! Aiempi Office 365 -sovellusten käyttökokemus on eduksi.
Koulutuksen rakenne
Tämän kaksipäiväisen koulutuksen ensimmäisenä päivänä aloitetaan lyhyesti johdannolla ja yleisillä hyvillä käytännöillä Office 365:n dokumentinhallintaan. Johdannon jälkeen suurin osa päivästä menee SharePointin dokumentinhallintaominaisuuksien käsittelyyn. Tällä luodaan pohjaa myös toisen päivän aikana käsiteltäville muille Office 365 -sovelluksille, jotka hyödyntävät SharePointin ominaisuuksia omassa dokumentinhallinnassaan. Koulutuksen tarkemmat aiheet on listattu alla.
Avainsanat: Delve, Dokumentinhallinta, Flow, O365, Office 365, office365, OneDrive, Sharepoint, teams, tiedonhallinta, Yammer
Petterillä on yli 15 vuoden kokemus kouluttajana ja konsulttina. Viime vuosina Petteri on keskittynyt ja erikoistunut ensisijaisesti Power BI – ja SharePoint -koulutuksiin. Power BI:n osalta Petteri kouluttaa raporttien tuottajia ja analyytikkoja erilaisiin osaamistasoihin perusteista vaativampaan tiedonmallinnukseen ja visualisointiin saakka. SharePointin osalta Petteri on toiminut lukuisissa SharePoint-käyttöönotoissa asiantuntijana sekä kouluttanut käyttäjiä erilaisiin rooleihin sisällöntuottajista administraattoreihin.
Microsoft Certified Trainer (MCT), Microsoft Certified Data Analyst Associate, MCITP, MCTS, MCAS Instructor, Microsoft Office Specialist Master Instructor, konsultti. Koulutusalueena mm. Power BI, SharePoint, Power Platform, Office 365, Microsoft Office -sovellukset. Erityisosaamisalueena Power BI ja SharePoint.