SharePoint dokumentinhallintajärjestelmänä
Tutustu SharePointin kaikkiin mahdollisuuksiin
SharePointia käytetään paljon dokumentinhallintaan ja tiedon jakamiseen, mm. erilaisissa työtiloissa. Kuitenkaan kaikkia sen tarjoamia mahdollisuuksia ei hyödynnetä, koska niitä ei kunnolla tunneta. Oletteko siirtymässä dokumentinhallinnassa nykyaikaan ja mietitte mitä annettavaa SharePointilla tällä osa-alueella teille on? Jos vastaus on kyllä, niin siinä tapauksessa tämä on juuri oikea kurssi teille.
Ilmoittaudu tälle suositulle kurssille ja tulet näkemään miten SharePoint voi uudistaa dokumentinhallinnan ja toisaalta kuulemaan mitä muut ovat sillä tehneet.
Ota kaikki hyöty irti SharePoint-ympäristöstäsi
Tämä kurssi on tarkoitettu sinulle joka haluat hyödyntää oman organisaatiosi SharePointia tai Office 365-ympäristöä monipuoliseen ja ammattimaiseen dokumentinhallintaan. Käytössäsi on SharePointin versio 2010-2016 tai Office 365.
Suurin osa SharePointissa dokumentteja säilyttävistä tuntee järjestelmän tarjoamat perusominaisuudet, mutta eivät tiedä sitä mitä on pinnan alla. Yleensä SharePoint-sivustossa ei ole aktivoitu kaikkia dokumentinhallintaan liittyviä palveluita ja ominaisuuksia, koska niiden olemassaolosta ei tiedetty tai niiden käyttötarkoitusta ei tunneta. Tämän vuoksi SharePoint on käytössä puoliteholla.
Kahden päivän panostus on varmasti kannattava
Kokosimme kaiken olennaisen tiedon SharePointin dokumentinhallintaominaisuuksista tiiviiksi kahden päivän tietopaketiksi. Opit kaiken olennaisen siitä, mihin SharePoint taipuu ja mitä sillä kannattaa tehdä. Kurssin aikana tutustutaan monipuolisin esimerkein erilaisiin dokumentinhallintaskenaarioihin sekä harjoitellaan tarvittavien palveluiden aktivoimista ja konfiguroimista. Teknisten ratkaisujen ja ominaisuuksien lisäksi käymme läpi useita hyviä käytäntöjä, joilla dokumentinhallinnasta SharePoint-ympäristössä saadaan käyttäjälle mahdollisimman mieluisaa. Käyttäjien sitouttaminen ja innostaminen ovat avaintekijöitä siihen miten hyvin uusi järjestelmä vastaanotetaan. Kurssin jälkeen osaat suunnitella ja toteuttaa omassa organisaatiossasi tai työryhmässäsi tarvittavan dokumentinhallintaympäristön sekä teknisten vaatimusten että käyttäjänäkökulman osalta.
Esitiedot: Aiempi SharePoint-ympäristön käyttökokemus on eduksi, mutta ei välttämätöntä.
Materiaali: Kurssilla käytetään Sovelton tuottamaa materiaalia.
Koulutuksen tarkempi sisältö:
1. päivä
Valmiit sivustomallit asiakirjojen hallintaan
- Tietuekeskus (Records Center)
- Tiedostokeskus (Document Center)
Tiedostokirjasto dokumentinhallinnan välineenä
- Miten, miksi ja milloin uusi kirjasto luodaan?
- Asiakirjojen versioinnin asetukset
- Metadatan hyödyntäminen sisällön löytämisessä ja kohdentamisessa käyttäjille
- Metadatan täyttäminen automaattisesti käyttäjän puolesta
- Metadatan validointi eli kelpoisuuden tarkistaminen
- Näkymien (Views) luominen ja hallinta kirjasto-, kansio- ja sisältötyyppikohtaisesti
- Kirjastoon saapuvan sähköpostin asetukset
- Sisällön luokitusasetukset (Rating)
- Tiedostojen lukitseminen (In-place Records Management)
- Perinteisen kansiorakenteen hyödyt ja haitat
- Kirjaston tallentaminen mallina ja uuden kirjaston luominen tallennetusta mallista
Metadatan keskitetty hallinta lyhyesti
- Managed Metadata Service
- Katsaus termijoukkojen hallintaan (Term Store)
- Termihierarkian toteuttaminen
- Termien ja avainsanojen hallinta
Sisältötyypit (Content types)
- Mikä sisältötyyppi on ja miten se ratkaisee tiedonhallintaan liittyviä ongelmia SharePointissa?
- Sisältötyyppien luominen sivustolla
- Sisältötyyppien käyttöönottaminen tiedostokirjastossa
- Metadatan kerääminen sisältötyyppikohtaisesti
- Metadatan upottaminen Word-asiakirjamalleihin
- Sisältötyyppien julkaiseminen toisiin sivustokokoelmiin Content Type Hubista
Tiedostojoukot (Document Sets)
- Tiedostojoukot kansion korvikkeena
- Kaikkien tiedostojoukon tiedostojen versioiden sekä metadatan keskitetty hallinta
- Tiedostojoukkoon liittyvän sisällön, esim. aikataulujen tai tehtäväjakojen, lisääminen tiedostojoukon etusivulle
Käyttäjäkohtaiset toiminnot
- SharePointin My Site (SP 2010) ja OneDrive for Business (SP2013/2016/Office 365) käyttäjän omien asiakirjojen hallinnassa
- Kiinnostavien asiakirjojen seuraaminen
- Asiakirjojen synkronointi käyttäjän koneelle
2. päivä
Tiedostotunnistepalvelu (Document ID)
- Kuinka saada asiakirjoihin viittaavat linkit toimimaan vaikka asiakirjan sijainti muuttuu?
- Kuinka asiakirja löytyy jos sen nimi muuttuu?
Sisällönjärjestämisellä (Content Organizer) asiakirjat automaattisesti oikeaan kirjastoon
- Sisällönjärjestämisen käyttöönotto sivustossa
- Sisällönjärjestämisen asetusten sekä asiakirjojen uudelleenohjauksen sääntöjen määrittäminen
Arkistointi
- Arkistointiratkaisun toteuttaminen SharePointissa
- Tiedostojen automaattinen ja manuaalinen siirtäminen arkistoon
- Arkistossa olevien tiedostojen hyödyntäminen
Asiakirjojen kohdentaminen käyttäjille
- Kohdekäyttäjäryhmät (Target Audiences)
- Käyttäjäprofiilin arvoihin, esim. toimipaikkaan, perustuva kohdentaminen
- Käyttäjää kiinnostavien aiheiden mukaisten asiakirjojen näyttäminen
Työnkulut (Workflows) sisällön hallinnan tukena
- Asiakirjojen julkaisemisen ja poistojen hyväksyntä
- Allekirjoitusten keräys
- Työnkulkujen mukauttaminen ja luominen SharePoint Designerilla
Tietojen hallintakäytännöt (Information Management Policy)
- Asiakirjojen säilytyskäytännöt: määritettyihin ehtoihin, esim. asiakirjan vanhenemiseen, perustuva asiakirjan tai sen versiohistorian poistaminen sekä dokumentin arkistointi
- Asiakirjojen valvontakäytännöt: asiakirjojen avaamisen, lataamisen, muokkaamisen ja poistamisen valvonta sekä raportointi
- Käyttäjän suorittamien toimintojen valvonta sekä raportointi
Käyttöoikeudet
- Käyttöoikeuksien määrittäminen kirjasto-, kansio- ja asiakirjakohtaisesti
SharePoint Store
- Miksi ja milloin käyttää SharePoint Storea?
- Sovellusten lataaminen ja asentaminen
- Esimerkkejä dokumentinhallintaa tukevista sovelluksista
Avainsanat: Arkistointi, Dokumentinhallinta, ECM, Office 365, Sharepoint, SharePoint 2010, SharePoint 2013, SharePoint 2016, Sisällönhallinta, tiedonhallinta, Versiointi
Tutustu myös
Vastuuhenkilö
Petteri Sjöholm
Petterillä on yli 15 vuoden kokemus kouluttajana ja konsulttina. Viime vuosina Petteri on keskittynyt ja erikoistunut ensisijaisesti Power BI – ja SharePoint -koulutuksiin. Power BI:n osalta Petteri kouluttaa raporttien tuottajia ja analyytikkoja erilaisiin osaamistasoihin perusteista vaativampaan tiedonmallinnukseen ja visualisointiin saakka. SharePointin osalta Petteri on toiminut lukuisissa SharePoint-käyttöönotoissa asiantuntijana sekä kouluttanut käyttäjiä erilaisiin rooleihin sisällöntuottajista administraattoreihin.
Microsoft Certified Trainer (MCT), Microsoft Certified Data Analyst Associate, MCITP, MCTS, MCAS Instructor, Microsoft Office Specialist Master Instructor, konsultti. Koulutusalueena mm. Power BI, SharePoint, Power Platform, Office 365, Microsoft Office -sovellukset. Erityisosaamisalueena Power BI ja SharePoint.