SharePoint-leiri

SharePoint kokonaisvaltaisesti haltuun

Leiri soveltuu kaikille niille, joiden pitää saada laaja-alainen näkemys Microsoftin SharePoint –tuotteiden käytöstä ja mahdollisuuksista, olivatpa he sitten IT-asiantuntijoita, viestinnän ammattilaisia, projektipäälliköitä tai muita ammatillisesti SharePointista kiinnostuneita toimijoita.

SharePoint on järjestelmänä laaja ja monipuolinen. Siitä luonnollisesti seuraa, että SharePointin hallinnan ja käytön osaaminen edellyttää opettelua. SharePoint on saavuttanut monissa organisaatioissa liiketoimintakriittisen järjestelmän statuksen. Sen vuoksi hallinnasta ja ylläpidosta vastaavien henkilöiden on syytä olla tehtäviensä tasalla.

Leirin ohjaajana toimii Petteri Sjöholm, joka on pitkän linjan SharePoint-asiantuntija ja kouluttanut sekä konsultoinut SharePoint-aiheita versiosta 2003 alkaen. Hän on kouluttanut ja konsultoinut yksityissektorin, julkishallinnon ja järjestömaailman käyttäjiä, järjestelmäasiantuntijoita, sisällöntuottajia ja sovelluskehittäjiä SharePoint-osaajiksi.

Tiesitkö, että SharePoint –leirejä on pidetty myös asiakaskohtaisesti? Ota yhteyttä Sovelton myyntipalveluun oman leirin toteuttamisesta!

Esitiedot: Ei erityisiä esitietovaatimuksia, mutta toimistosovellusten ja selaimen käyttötaidoista on hyötyä.

Materiaali: Kurssilla käytetään Sovelton tuottamaa suomenkielistä kurssimateriaalia ja soveltuvin osin verkosta löytyvää oheismateriaalia.

1. PÄIVÄ: SHAREPOINTIN RAKENNE

SharePointin konseptin ymmärtäminen

• SharePoint -tuotteet ja käyttötarkoitus
• Paikallisen konesaliratkaisun (SharePoint Server) ja pilvipalvelun (Office 365) keskeisimmät erot
• Järjestelmän rakenteen yleiskuva, sivustojen käyttöliittymä, sisällön selailu, navigaatio
• Käyttäjän palvelut, oma profiili, oma sivusto, omat asetukset
• Hallintakäyttöliittymä, keskitetty hallinta, Office 365 Admin Center

SharePoint Server/Online teknisen käyttöönoton katsaus

• Palvelininfrastruktuurin perusteet
• Office 365 palvelun tilaaminen

SharePointin teknisen hallinnan ymmärtäminen

• Olennaisimmat keskitetyn hallinnan toiminnot (Central Administration) on-premises-ympäristössä
• Olennaisimmat toiminnot SharePointin hallintakeskuksessa (Office 365)
• Palveluiden käyttäjätilit, hallitut käyttäjätilit, järjestelmänvalvojat
• Palveluiden käyttöönotto ja aktivointi

Sivustokokoelmat (Site Collections)

• Sivustokokoelmien periaate, luonti ja keskeisimmät asetukset
• Sivustokokoelmien käyttöoikeuksien hallinta
• Sivustokokoelmien luonti itsepalveluna vs. luonti keskitetysti
• Sisällön jakaminen organisaation ulkopuolisille käyttäjille
• Työtilasivustojen hallinnan hyvät käytännöt
• Useiden sivustokokoelmien yhteisen navigaation hallinta

Sivustot (Sites)

• Alisivustojen luominen sivustokokoelmaan
• Sivuston asetukset, sivuston ominaisuuksien (Site/Site collection Features) aktivointi
• Sivuston rakenteen ja navigaation hallinta

OneDrive käyttäjän henkilökohtaisessa sisällönhallinnassa

• OneDriven konseptin ja mahdollisuuksien esittely

Käyttäjäprofiilit

• Käyttäjäprofiilien ymmärtäminen
• Profiilin tietojen tarkastelu ja muokkaaminen
• Profiilien ominaisuudet, ominaisuuksien tarkastelu ja mukauttaminen
• Henkilöhaut

Käyttäjät ja käyttöoikeudet

• Käyttäjien, käyttäjäryhmien ja käyttöoikeustasojen hallinta
• Sivustojen, kirjaston, kansion ja kohteen käyttöoikeudet
• Oikeuksien periyttäminen ja yksilölliset oikeudet
• Sisällön jakaminen ulkoisille käyttäjille

2. PÄIVÄ: SOVELLUKSET

Sovellukset (Apps)

• SharePointin vakiosovellukset; kirjastot ja luettelot
• SharePoint Storesta hankittavien sovellusten hallinta
• Office 365:n muiden sovellusten hyödyntäminen SharePointissa
• Modernin ja perinteisen käyttöliittymän erot sovelluksissa

Kirjastot tiedostojen hallinnassa

• Kirjaston perustaminen, keskeisimmät asetukset
• Versiohistoria, luonnosten käsittely
• Uloskuittaaminen ja sisäänkuittaaminen, kommentointi
• Asiakirjakirjaston sisällön hyväksyntä
• Asiakirjojen lähettäminen, kopiot, kopioiden hallinta
• Tiedostojen tallentaminen ja lataaminen asiakirjakirjastoon
• Tiedostojen synkronointi ja offline-käyttö
• RSS-syötteet, ilmoitukset ja seuraaminen (Follow)
• Näkymien hyödyntäminen sisällön esittämisessä
• Office Web Apps ja tiedoston samanaikainen muokkaaminen usean käyttäjän toimesta
• Oman kirjastomallin tallentaminen ja jakelu toisiin sivustokokoelmiin

Luettelotiedon hallinta

• Läpileikkaus SharePointin luettelomallivalikoimaan
• Vakioluetteloiden luominen ja mukauttaminen; mm. kalenteri, tehtävät ja yhteystiedot
• Mukautetun luettelon toteuttaminen
• Luettelotiedon käsittely, tiedon tuonti ja vienti, linkitykset
• Luettelon lomakkeen mukauttaminen

PowerApps

• Katsaus PowerApps-tekniikkaan ja -sovelluksiin
• Oman mukautetun mobiilisovelluksen toteuttaminen SharePoint-luetteloon

Sovellukset (Apps) Storesta

• SharePoint Storen ymmärtäminen
• Sovellusten selailu ja hankinta storesta
• Sovelluksen lisääminen sivustoon
• Sovelluksiin liittyvät käyttöoikeudet

3. PÄIVÄ: SISÄLLÖNHALLINTA

• Johdanto keskitettyyn sisällönhallintaan
• Keskitetyn sisällönhallinnan edut
• Miten sisällönhallinta kannattaa toteuttaa pientyöryhmistä aina organisaatiotasoon asti

Metadatan keskitetty hallinta

• Mihin metadataa tarvitaan?
• Kirjasto- ja luettelokohtaisten metadatasarakkeiden luonti vs. sivustosarakkeet
• Yhteisen metadataratkaisun toteuttaminen kaikkiin sivustokokoelmiin
• Managed Metadata Servicen esittely
• Katsaus termijoukkojen hallintaan (Term Store)
• Termihierarkian toteuttaminen
• Termien ja avainsanojen hallinta

Sisältötyypit (Content types)

• Mikä sisältötyyppi on ja miten se ratkaisee tiedonhallintaan liittyviä ongelmia SharePointissa?
• Sisältötyyppien luominen sivustolla
• Sisältötyyppien käyttöönottaminen tiedostokirjastossa
• Metadatan kerääminen sisältötyyppikohtaisesti
• Metadatan upottaminen Word-asiakirjamalleihin
• Sisältötyyppien julkaiseminen toisiin sivustokokoelmiin Content Type Hubista

Tiedostojoukot (Document Sets)

• Tiedostojoukot vs. perinteiset kansiot
• Kaikkien tiedostojoukkoon kuuluvien tiedostojen versioiden sekä metadatan keskitetty hallinta
• Tiedostojoukkoon liittyvän sisällön, esim. aikataulujen tai tehtäväjakojen, lisääminen tiedostojoukon etusivulle

Sisällönhallinnan automatisointi työnkuluilla (Workflows)

• Työnkulkumallit ja niiden mukauttaminen SharePoint Designerilla
• Työnkulun toteuttaminen Office 365 Flow:lla
• Työnkulun käynnistäminen asiakirjalle
• Tehtävät ja niiden käsittely
• Työnkulun seuranta, raportit
• Esimerkkejä yleisimmistä työnkuluista, mm. hyväksyntäkierrot ja sähköpostimuistutukset

4. PÄIVÄ: SIVUJEN HALLINTA

Katsaus erilaisiin SharePoint-sivuihin

• Sivutyyppien esittely; mm. moderni sivu (Office 365 ja SP 2019), wiki-sivu, web-osa-sivu, artikkelisivu ja näkymäsivut
• Sivujen käyttökohteet ja tuntemattomat mahdollisuudet

Sivujen sisällön tuottaminen

• Sivujen luonti, mukauttaminen, asetukset
• Rich text -tyyppinen sisältö ja Web-osat (Web Parts)
• Kuvien käyttäminen
• Sivustoon lisättävän sisällön käsittely (Kuvat, videot, liitteet, linkit)
• Sivujen julkaisu, ajastaminen ja julkaisukäytännöt

Web-osien käyttäminen

• Web-osan toimintaperiaatteen ymmärtäminen
• Web-osa-valikoiman erot perinteisissä ja moderneissa SharePoint-sivuissa
• Katsaus erilaisiin hyödyllisimpiin web-osiin
• Web-osien asettaminen sivuun ja keskeisimmät asetukset
• Sisällön kohdentaminen käyttäjälle profiilin ominaisuuksien perusteella

Upotetun sisällön lisääminen SharePoint-sivuille

• Forms-lomakkeiden luominen Office 365:ssä ja upottaminen SharePoint-sivulle
• Youtube- ja Stream-videot
• Power BI -raportit
• Yammer-keskustelut
• Excel-sisältö ja -raportit
• Visio-kaaviot
• PowerPoint-esitykset

Hakuun perustuva sisällön esittäminen

• Perinteinen käyttäjälähtöinen haku
• Kiinteään hakusyntaksiin perustuva sisällön esittäminen
• Sisältölähteet, etsintäalueet ja avainsanat
• Hakutulosten hallinta
• Hakua hyödyntävien web-osien lisääminen sivulle ja tärkeimmät asetukset

Avainsanat: Sharepoint