SharePointin sisällöntuotanto haltuun
SharePoint on laajasti käytössä organisaatioiden intranet-, internet- ja työtilaratkaisuissa. Se mahdollistaa monipuolisen sisällön tuottamisen, mutta silti käyttäjät kommentoivat usein SharePoint-sivustojen olevan sekavia ja tylsän näköisiä. Ihmiset tottuvat käyttämään vapaa-ajallaan yhä innovatiivisempia verkkopalveluja, joten samanlaista visuaalisuutta ja helppokäyttöisyyttä toivotaan työympäristöissä. Jos tuotat sisältöä SharePoint-sivustolle tai vastaat sivustosta esimerkiksi työtilan pääkäyttäjänä, niin tämä on juuri oikea koulutus sinulle. Asiantuntevan kouluttajan opastuksella opit SharePointin sisällöntuotannon työkalut, mitkä kaikkien sisällöntuottajien pitää osata, mutta myös sellaisia käyttäjille lisäarvoa tuottavia ratkaisuja, joita et tiennyt olevan olemassakaan.
Modernia sisältöä moderneilla sivuilla
SharePointin sivujen sisällöntuotanto on muuttunut paljon viime vuosina. Modernit sivupohjat täydentävät ja tarvittaessa korvaavat perinteisiä SharePointin sisältösivuja versioissa 2019 ja O365. Modernit sivut tuovat mukanaan myös täysin uudet verkko-osat ja responsiivisen käyttöliittymän, joka mahdollistaa sivujen käytön myös erilaisilla päätelaitteilla. Perinteiset SharePoint-sivut näyttävätkin modernien rinnalla auttamatta vanhanaikaisilta. Voit tehdä jatkossa sisältöä näyttävillä uusilla sivuilla, mutta halutessasi myös uudistaa vanhojen sivustojen sivuja moderneiksi.
Tiedostot talteen ja esille
SharePointissa tiedostot tallentuvat kirjastoihin. Tiedostoja voidaan järjestää kansioilla ja metadatalla ja nostaa näkyviin tyylikkäästi juuri oikeisiin sijainteihin niin, että käyttäjät ne helposti löytävät. Järkevästi toteutettu tiedostonhallinta on olennainen osa sisällöntuotantoa ja siksi sitäkin käsitellään tässä koulutuksessa kattavasti.
Hyödynnä myös ulkoisten verkkopalvelujen sisältöä
Sisällöntuotanto SharePoint-ympäristössä on tänä päivänä paljon muutakin kuin pelkkien SharePointin omien perustyökalujen hyödyntämistä. Esimerkiksi upottamalla voidaan SharePoint-sivuissa hyödyntää sisältöä erilaisista ulkoisista verkkopalveluista kuten Youtube, Twitter, Facebook jne.
Koko sisällöntuotannon elinkaari huomioitu
Tässä koulutuksessa käymme läpi koko SharePointin sisällöntuotannon elinkaaren alkaen sivustorakenteen toteuttamisen parhaista käytännöistä, dokumenttien ja luettelomuotoisen sisällön hallinnasta aina sivujen sisällöntuotantoon sekä sisältönostoihin. Myös suurimmalle osalle vieraita web-osia käymme läpi kattavasti. Ja ennen kaikkea sisällöntuotannossa äärimmäisen tärkeässä roolissa olevat metadata ja sisältötyypit opetellaan kunnolla. Koulutuksen aiheet palvelevat kaikkia SharePoint-ympäristöjä käytätpä organisaatiosi omaa SharePointia tai Office 365:n kautta tulevaa SharePoint Onlinea.
Koulutuksen tarkempi sisältö:
1. päivä
Johdanto
- SharePointin merkitys tietotyöympäristössä
- Terminologia
- SharePoint-ympäristön rakenteen ymmärtäminen; sivustokokoelmat, sivustot, kirjastot, luettelot ja sivut
Sivustorakenteen luominen
- Sivustorakenteen toteuttamisen parhaat käytännöt
- Navigaatiolinkkien toteuttaminen ja liikkuminen sivustojen välillä
- Sivustomallit; moderni vs. perinteinen sivusto
- Sivuston käyttöoikeuksien määrittäminen
- Keskeisimmät sivuston asetukset
- Lisäominaisuuksien aktivointi sivustokohtaisesti
Dokumentinhallinta
- Katsaus dokumentinhallinnassa tarvittaviin kirjastomalleihin
- Tiedostokirjaston luominen
- Katsaus dokumenttien luomisen ja lataamisen eri vaihtoehtoihin
- Käytön helpottamisen parhaat asetukset
- Käyttöoikeuksien määrittäminen
- Navigaatioasetukset
- Versioasetukset
- Perinteinen kansiorakenne vs. metadatalähtöinen sisällönhallinta
- Metatietosarakkeiden luominen ja tiedon validointi
- Näkymien luominen
- Kirjaston sisällön julkaiseminen sivuston sivuilla
Luettelot
- Katsaus erilaisiin luettelomalleihin, mm. kalenteri, tehtävät, ilmoitukset ja mukautettu luettelo
- Luettelon sisällön tuottaminen, muokkaaminen ja poistaminen
- SharePointin valmiiden luetteloiden mukauttaminen omiin tarpeisiin ja mukautetun luettelon luominen tyhjästä
- Luettelotiedon hyödyntäminen Office-sovelluksissa
2. päivä
Sivuston keskitetty sisällönhallinta
- Miksi metadata ja sisältötyypit ovat erittäin tärkeitä SharePointin sisällöntuotannossa?
- Metadatan hallinta; sivustosarakkeet vs. kirjasto- ja luettelokohtaiset sarakkeet
- Sisältötyyppien luominen, asetukset ja käyttöönotto
- Sisältötyyppien ja metadatan hyödyntäminen käytännössä; nn. tietyn tyyppisen sisällön esiin nostaminen koontinäkymäksi useista sivustokokoelmista ja sivustoista
- Poistetun sisällön hallinta
- Sisällön kopioiminen ja siirtäminen sivustokokoelman sisällä
Sivujen käsittely
- Sivujen rooli sisällöntuotannossa
- Moderni vs. perinteinen sivu
- Uuden sivun luominen
- Sivujen muokkaaminen, tallentaminen, sisään- ja uloskuittaaminen, hyväksyminen sekä julkaiseminen
- Julkaisun ajastaminen
- Versioiden vertailu
- Sisältöeditorin käyttäminen kiinteän sisällön luomisessa ja muokkaamisessa
- Ulkoisen sisällön hyödyntäminen sivuissa; mm. YouTube- ja Stream-videot, Yammer-keskustelut, Power BI -raportit ja Forms-lomakkeet
- Aiemmin luotujen sivujen modernisointi keskitetysti
Web-osat
- Johdanto web-osien hyödyntämiseen
- Katsaus SharePointin web-osa-valikoimaan; moderni vs. perinteinen
- Esimerkkejä ja harjoituksia tärkeimmistä ja eniten lisäarvoa tuottavista web-osista, mm. sisältönostot kirjastojen omilla ja hakupohjaisilla web-osilla, ulkoisen sisällön upottaminen, mediatiedostojen hyödyntäminen sekä sivun ulkoasun ja rakenteen mukauttaminen upotuskoodilla.
Katsaus käyttöoikeuksiin
- Käyttöoikeuksien hallinnan perusteet
- Käyttöoikeuksien periytyminen ja periytymisen katkaiseminen
- Käyttöoikeuksien myöntäminen ryhmille ja yksittäisille käyttäjille
- Uusien ryhmien luominen
Avainsanat: Dokumentinhallinta, Intra, Julkaiseminen, Käyttöoikeudet, Office 365, Sharepoint, SharePoint 2013, SharePoint 2016, SharePoint 2019, Sisältönostot, Syötteet, Upotettu sisältö, Yhteisöllisyys
Kokemuksia
Vastuuhenkilö
Petteri Sjöholm
Petterillä on yli kymmenen vuoden kokemus kouluttajana ja konsulttina Microsoftin SharePointista ja Office-sovelluksista. Petteri on toiminut lukuisissa SharePoint-käyttöönotoissa asiantuntijana sekä kouluttanut käyttäjiä erilaisiin rooleihin aina sisällöntuottajista administraattoreihin. SharePointissa erikoisosaamisalueet ovat dokumentinhallinta ja Business Intelligence -ratkaisut. Viime aikoina Petteri on kouluttanut SharePointin lisäksi paljon Microsoftin self-service BI -tuotteita, mm. Excelistä löytyvää PowerPivotia.
Microsoft Certified Trainer (MCT), MCITP, MCTS, MCAS Instructor, Microsoft Office Specialist Master Instructor, konsultti. Koulutusalueena mm. Microsoft Office -tuotteet ja SharePoint. Erityisosaamisalueena SharePoint ja Microsoft Excel.
Positiivinen ajattelu parantaa oman onnistumisen todennäköisyyttä, mutta positiivinen ulkoinen asenne parantaa muidenkin onnistumisen todennäköisyyttä.