SharePoint sivustojen pääkäyttäjälle
Tehosta SharePointin käyttöä organisaatiossasi
SharePointin laajoista mahdollisuuksista riippumatta sinun tulee osata lähinnä omaan rooliisi liittyvät työkalut.
Jos vastaat SharePoint-ympäristössä sivustokokoelmien ja sivustojen hallinnasta, niiden rakenteesta ja esimerkiksi käyttöoikeuksien hallinnasta, niin olet rooliltasi pääkäyttäjä ja tämä koulutus on juuri sinulle!
Pääkäyttäjänä hallitset sivuston rakenteita, toiminnallisuuksia, asetuksia ja käyttäjien oikeuksia. Ymmärtämällä taustalla olevaa SharePointin tekniikkaa pystyt omaksumaan järjestelmän logiikan ja eri toiminnallisuuksien keskinäiset riippuvuudet. Pääkäyttäjän osaamisella voit vaikuttaa siihen, että sisällöntuottajat voivat käyttää sivustoa tuottavasti tietotyön alustana ja yhdessä voitte tarjota käyttäjille mielekkään ympäristön yhteisten tietojen hallintaan.
Pääkäyttäjälle räätälöity kokonaisuus
Olemme koonneet tälle kurssille kaiken olennaisen mitä pääkäyttäjän pitää tietää ja osata muuttuvassa SharePoint-maailmassa. SharePointin eri versioissa on tietenkin eroja ja tässä koulutuksessa kiinnitämme niihin myös huomiota. Kerromme sinulle miten asiat tehdään vanhemmissa SharePoint-versioissa ja toisaalta myös miten tiettyjä asioita kannattaa tehdä uudella tavalla uusissa versioissa.
Koulutuksessa huomioidaan kattavasti myös uusimmat ominaisuudet mitä SharePointiin on viime aikoina tullut. Paljon muutoksia on tapahtunut mm. SharePoint Onlinessa ja SharePoint Server 2019:ssä. Saat siis päivitettyä osaamisesi myös uusimpien versioiden vaatimalle tasolle. Kurssin jälkeen voit toimia teknisten asiantuntijoiden ja käyttäjien välisenä tulkkina, suunnitella mielekkäitä sivustorakenteita ja tukea muita käyttäjiä sivustojen hyödyntämisessä.
Tässä koulutuksessa opit
1) SharePointin rakenteen ja sisällön keskitetyn hallinnan
2) Sivustojen ja sivustokokoelmien ylläpidon keskeisimmät asetukset
3) Menetelmät käyttäjien ja heidän käyttöoikeuksiensa hallintaan
Pääkäyttäjillä saattaa olla eri organisaatioissa toisistaan poikkeavia merkityksiä. Riippumatta organisaation tietohallinnan käytännöistä tämä koulutus sopii yhtä lailla tietojärjestelmien asiantuntijalle kuin viestintäammattilaiselle, joka haluaa ymmärtää laajemmin käyttämänsä välineen toimintaa. Kurssi sopii myös liiketoimintayksikön sähköisen työtilan vastuuhenkilölle, jonka vastuulle kuuluu yhteisen sivuston asetusten ylläpito. Kun haluat ymmärtää mitä tapahtuu sivuston tai sivustokokoelman käyttöliittymän taustalla, niin tämä on luultavasti juuri oikea kurssi sinulle.
Esitietovaatimukset: Perustietämys SharePoint-tuotteista ja kokemus SharePointin sivustoissa työskentelystä on hyödyksi.
Materiaali: Kurssilla käytetään Sovelton tuottamaa suomenkielistä kurssimateriaalia ja ajankohtaista saatavilla olevaa sähköistä materiaalia
Koulutus soveltuu seuraaville SharePoint-versioille: SharePoint Server 2013-2019 ja SharePoint Online.
Koulutuksen sisältö
Yleistä
- SharePointin tarjoamien palveluiden esittely
- Mitä uutta SharePoint 2019:ssä ja SharePoint Onlinessa?
- Katsaus konepellin alle: SharePointin Central Administration ja SharePoint Onlinen hallinta
Johdanto SharePointin rakenteen hallintaan
- Sivustokokoelma vai sivusto; milloin tarvitaan mitäkin?
- Sovellukset, mm. kirjastot ja luettelot, sisällön tallentamiseen
- Sivut sisällön esittämiseen; moderni vs. perinteinen
Sivustokokoelmat
- Sivustokokoelmien käyttötarkoitus
- Sivustokokoelmien luonti, hallinta, elinkaari
- Keskitetysti luotavat vs. itsepalveluna luotavat sivustokokoelmat
- Sivustokokoelman asetukset
- Navigaation asetukset
- Hub-sivustokokoelma sivustokokoelmien välisen navigoinnin toteuttamisessa (O365)
- Sivustokokoelmien mallivalikoimien hallinta
Sivustojen hallinta
- Sivustojen luonti, hallinta ja asetukset
- Moderni vs. perinteinen sivusto (SharePoint 2019 & O365)
- Ulkoasun mukauttaminen teemoilla
- Sivujen luonti ja hallinta, sivujen asettelut (Page Layouts)
- Web-osien (Web Parts) käyttäminen sivustoissa
Ulkoisten palveluiden hyödyntäminen, mm.
- Yammer
- Stream
- Forms
- Power BI
Sovellukset pääkäyttäjän näkökulmasta
- Sovellusten periaate: kirjastot, luettelot ja muut Appsit
- Uuden sovelluksen käyttöönotto
- Olennaisimmat asetukset kirjastoille ja luetteloille
- SharePointin valmiit mallit kirjastoille ja luetteloille
- Kirjaston ja luettelon tallentaminen malliksi ja hyödyntäminen muissa sivustoissa
- Mukautetun luettelon toteuttaminen
- Näkymät
- Sovellusten hankkiminen SharePoint Storesta
Sivustokokoelman hallinta administraattorioikeuksilla
- Sivustokokoelman järjestelmänvalvojien S(Site Collection Administrator) lisääminen
- Sivustokokoelman ominaisuudet (Site Collection Features) vs. sivuston ominaisuudet (Site Features)
- Roskakorin hallinta
- Käytön valvonta (Auditing) ja raportointi
- Käyttömääräraportit
- Levytilan valvonta ja hallinta
- Sivustokokoelman poistaminen ja lukitseminen
Keskitetty sisällön hallinta
- Johdanto metadatan ja sisältötyyppien hyödyntämiseen
- Sivustosarakkeet vs. kirjasto- ja luettelokohtaiset sarakkeet
- Hallittujen termijoukkojen toteuttaminen (Managed Metadata Service)
- Sisältötyyppien toteuttaminen sivustokokoelmakohtaisesti
- Sisältötyyppien keskitetty hallinta koko SharePoint-ympäristössä hyödyntäen Content Type Hubia
Sisällön hallinnan automatisointi
- Flow sisällön hallinnan automatisoinnissa uudemmissa SharePoint-versioissa (SharePoint Online & SharePoint 2019)
- Workflow sisällön hallinnan automatisoinnissa vanhemmissa SharePoint-versioissa (2016 ja vanhemmat)
Hakutoiminnallisuudet ja haun asetukset
- Hakupalvelun periaatteet
- Tärkeimmät sivustokokoelma- ja sivustokohtaiset hakuasetukset
- Hakutulosten priorisoinnin muuttaminen
- Hakutulosten rajaaminen mukautetulla Result Sourcella
- Mukautetun hakutulossivun toteuttaminen
Käyttäjien ja käyttöoikeuksien hallinta
- Erilaiset järjestelmävalvojatilit ja niiden roolit
- Sivustojen mukana tulevat käyttäjäryhmät, käyttöoikeusasetukset ja niiden mukauttaminen
- Uusien käyttäjäryhmien ja käyttöoikeustasojen luominen
- Käyttöoikeuksien periytyminen ja periytymisen katkaiseminen
- Sisällön jakaminen ulkoisille käyttäjille
Avainsanat: Central Administration, Master Pages, O365, Page Layouts, Sharepoint, SharePoint 2019, Web Parts
