Voiko sähköpostia oppia enää paremmin?

Voiko sähköpostia oppia enää paremmin?

Kyllä voi. Sähköposti on niin jokapäiväinen työkalu, että helposti unohtuu, että senkin käyttöä voi, ja ehdottomasti kannattaa tehostaa.  

Lähetätkö esimerkiksi toistuvasti samansisältöisiä viestejä ja oletko koskaan käyttänyt näissä tilanteissa Microsoft Outlookin pikaosia (Quick Parts)? Pikaosien avulla voit lisätä viesteihin sisältöä, jonka olet tallentanut itsellesi pikaosaksi. 

Näin tallennat tekstin pikaosaksi: 

  1. Kirjoita (tai kopioi) pikaosan teksti tyhjään viestipohjaan.   
  1. Valitse teksti ja siirry viesti-ikkunassa Lisää (Insert) -välilehdelle. 
  1. Valitse Teksti (Text) -ryhmästä Pikaosat (Quick Parts) ja sen jälkeen Tallenna valinta pikaosavalikoimaan (Save selection to Quick Part Gallery). 
  1. Nimeä pikaosa ja tallenna valitsemalla OK. 
  1. Sulje viesti. Jos Outlook kysyy viestin tallentamisesta, niin itse viestiä ei tarvitse tallentaa. 

Siinä kaikki. Nyt pikaosa on tallennettu ja valmiina käyttöön. 

Näin käytät pikaosaa: 

  1. Avaa Uusi viesti ja napsauta viestin tekstikenttä aktiiviseksi. 
  1. Siirry Lisää (Insert) -välilehdelle ja valitse Teksti (Text) -ryhmästä Pikaosat (Quick Parts) ja napsauta lisättävän pikaosan päällä. 

Jos pikaosan teksti vanhenee tai muuttuu, on helpointa poistaa vanha pikaosa, ja tehdä sen tilalle tarvittaessa uusi.  

Näin poistat pikaosan: 

  1. Avaa Uusi viesti ja napsauta viestin tekstikenttä aktiiviseksi. 
  1. Siirry Lisää (Insert) -välilehdelle ja valitse Teksti (Text) -ryhmästä Pikaosat (QuickParts). 
  1. Napsauta poistettavan pikaosan päällä hiiren kakkospainikkeella ja valitse pikavalikosta Järjestä ja poista (Organize and Delete). 
  1. Rakenneosien järjestäminen (Building Blocks Organizer) -valintaikkuna avautuu. Tarkista, että poistettava pikaosa on valittuna ja valitse Poista (Delete). Vahvista poisto valitsemalla Kyllä (Yes). Sulje valintaikkuna ja näin pikaosa on poistettu. 

Helppoa, eikö totta!

Katso videolta edellä mainitut toiminnot käytännössä 

Opi lisää täsmävideoiden avulla

Tutustu Sovelto Easyyn, jossa saat yhdellä kuukausimaksulla käyttöösi säännölliset online-tehotreenit livenä kouluttajan vetämänä sekä yli 800 täsmävideon kirjaston itseopiskeluun. Lisäksi Easyn asiantuntijapäivystys auttaa sinua O365 -kysymyksissä joka päivä.